Quando gestisci o gestisci un'azienda che si affida in gran parte all'acquisto di materiali o materie prime, devi familiarizzare con il processo di acquisto. Il processo di acquisto prevede una serie di passaggi che ti garantiscono di ottenere gli articoli giusti quando ne hai bisogno. Pianificare in anticipo, in modo che il processo di ordinazione funzioni senza intoppi.
Decisioni preliminari
Il primo passo nel processo di acquisto è determinare ciò di cui hai bisogno, oltre alla frequenza con cui avrai bisogno degli articoli per la tua attività. Ad esempio, se prevedi di ordinare forniture per ufficio, decidi se desideri riordinare ogni settimana, ogni mese o solo quando raggiungi un determinato livello di inventario. Dovresti anche determinare quanto puoi permetterti di spendere per gli articoli che devi acquistare in modo da poter negoziare le tariffe con i fornitori.
Contatta i fornitori
Una volta che sai di cosa hai bisogno, devi quindi contattare i fornitori che possono fornirti ciò di cui hai bisogno. Chiama una varietà di fornitori per richiedere un catalogo o un listino prezzi che specifichi i vari articoli sul tuo elenco. Negozia un accordo con ciascun fornitore da cui desideri ordinare per determinare i termini esatti dell'accordo. I termini includono chi pagherà per la spedizione, il programma di sconti o il costo per articolo, e il numero di giorni che puoi aspettare per pagare l'ordine (di solito 30 o più giorni).
Invia ordine di acquisto
Una volta che sai cosa vuoi acquistare, il passaggio successivo è l'invio dell'ordine di acquisto al fornitore. Un ordine d'acquisto è un modulo che elenca le informazioni sulla tua attività e quelle del fornitore insieme a un elenco dettagliato degli articoli che desideri ordinare. È possibile inviare l'ordine d'acquisto per posta, via fax o tramite e-mail.
Inviare pagamento
Dopo aver ricevuto l'ordine dal fornitore, è necessario soddisfare la propria parte del contratto di acquisto. Il fornitore ti invia una fattura con l'importo totale dovuto, che cita la data di scadenza del pagamento per il tuo accordo iniziale. Invia il tuo pagamento al fornitore entro il tempo stabilito nell'accordo tramite assegno o carta di credito. Assicurati di verificare di aver ricevuto tutti gli articoli ordinati prima di pagare la fattura.
