Un'azienda che vende prodotti o ha bisogno di forniture su base regolare deve avere un'unità di acquisto o un punto di contatto. Il responsabile di questo processo è chiamato un agente di acquisto. Prima di ordinare l'inventario per un'azienda, è importante comprendere le basi del processo di ordinazione e acquisto.
Valutazione
Uno dei primi passaggi del processo di ordinazione e acquisto dell'inventario è la valutazione degli articoli che l'azienda potrebbe acquistare. Un acquirente prudente è preoccupato per la qualità quando si tratta di esigenze di inventario. È responsabile di assicurarsi che l'azienda non riceva un prodotto mal fatto o una materia prima sbagliata. Pertanto, gli acquirenti ordinariamente ordinano materiali, prodotti e forniture di esempio per garantire che soddisfino gli standard di qualità dell'azienda.
Crea un Accordo
Una volta che il rappresentante degli acquisti decide su un fornitore e sui prodotti necessari, il passo successivo consiste nel negoziare un accordo di vendita. Nell'accordo di vendita, l'acquirente e il distributore concordano uno sconto sul prezzo per gli articoli di magazzino e i termini di pagamento. Ad esempio "30 netto" significa che il pagamento è dovuto 30 giorni dopo la data della fattura. L'accordo elenca anche le condizioni e le regole per i resi, gli scambi e il pagamento delle spese di trasporto.
Invia ordine di acquisto
Il passo successivo è che l'acquirente invii al distributore, al grossista o al produttore un ordine di acquisto. L'ordine di acquisto è un impegno per l'acquisto di articoli, a condizione che il destinatario li trasporti. L'ordine d'acquisto delinea gli articoli esatti che l'acquirente desidera per l'inventario e l'indirizzo per la spedizione. Elenca inoltre un numero dell'ordine d'acquisto, un numero di conto (assegnato dal distributore o dal produttore) e un riepilogo dei termini concordati da entrambe le parti.
Paga la fattura
La società di distribuzione riceve ed elabora l'ordine di acquisto dell'acquirente. Dopo aver spedito gli articoli all'acquirente, il distributore emette una fattura per richiedere il pagamento. La fattura contiene il numero dell'ordine d'acquisto, il numero di conto, l'indirizzo dell'acquirente, una descrizione degli articoli spediti e l'importo totale dovuto. La fattura elenca anche la data di emissione e le condizioni (come ad esempio il netto 30, dovute entro 30 giorni) in modo che l'acquirente possa presentare il pagamento in tempo.
