Rispetto al fax, l'invio tramite e-mail è un metodo più conveniente per ottenere informazioni da un punto a un altro.Ma non è ancora necessario eliminare gradualmente l'apparecchio fax come strumento essenziale per l'ufficio. Certo, c'è la macchina inceppata occasionale, segnale di occupato e pagina mancante, ma vale la pena usare i fax e avere vantaggi: documenti più grandi possono essere inviati, alcune persone li considerano una forma più professionale di comunicazione commerciale e le firme firmate sui fax sono legittime.
Scrivi il nome del destinatario e del mittente del fax nelle sezioni A e da della copertina del fax.
Scrivi i tuoi numeri di telefono e fax nel numero di telefono e fax appropriato. campi. Ciò è utile nel caso in cui il destinatario debba chiamare o inviare un fax.
Inserire il numero totale di pagine incluse nel fax, inclusa la copertina nel numero totale. di pagine o n. sezione della copertina. Questo dice al destinatario quante pagine dovrebbero aspettarsi di ricevere nel fax.
Scrivi da una a tre parole che descrivono lo scopo del fax nella sezione RE della copertina. Includere un numero di riferimento, se applicabile.
Compilare la casella appropriata o cerchiare la descrizione della parola appropriata che indica l'urgenza del fax oi desideri di risposta del destinatario.
La maggior parte dei fax include descrittori di risposta, come: Per la revisione (nessuna azione richiesta), Si prega di commentare (risposta richiesta), Urgente (gestire immediatamente), Riservato (solo per determinati occhi), o Rispondere (richiesta risposta).
Scrivi eventuali note aggiuntive o istruzioni che vorresti che il destinatario leggesse o di cui essere a conoscenza nella sezione inferiore vuota (Commenti) della copertina del fax.
Inserisci la data di invio del fax nella parte superiore del foglio, dopo aver esaminato il fax e verificato che tutte le sezioni pertinenti della copertina siano complete.
Suggerimenti
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Stampa in modo chiaro e leggibile per assicurarti che il foglio di copertina sia leggibile.
Utilizzare inchiostro blu o nero nel caso in cui la copertina sia stata scannerizzata o fotocopiata.
avvertimento
Evita di inviare informazioni riservate via fax. Non c'è modo di sapere chi c'è dall'altra parte.
