I fax sono documenti chiave in molti settori perché forniscono un facsimile legale di una firma. Ad esempio, servono come documentazione legale nel settore dell'import-export, dove le parti si trovano spesso a migliaia di chilometri di distanza. Un aspetto negativo dei fax è che possono facilmente perdersi o essere inviati nel posto sbagliato a meno che non forniscano istruzioni specifiche ai destinatari. È qui che arriva la copertina di un fax. Le copertine dei fax possono spaziare dalle istruzioni scritte a mano su un pezzo di carta bianco a moduli dal design professionale completi di logo aziendale, spazi dettagliati per nomi, numeri di telefono, caselle di controllo per i dettagli di base e un luogo scrivere istruzioni. Creare gratuitamente la propria copertina fax è un processo semplice.
Fonti di copertina di fonti gratuite
Controlla il tuo software di elaborazione testi per vedere se ha modelli gratuiti di copertine fax, che possono essere trovati cercando i modelli sul tuo computer. Ad esempio, Microsoft Word fornisce modelli (vedi Risorse). I modelli Microsoft, una volta aperti, possono essere salvati sul tuo computer se usi Microsoft Word.
Crea la tua copertina del fax con il tuo programma di elaborazione testi e seguendo un formato di base.
Scriva a mano la tua copertina del fax se non hai a portata di mano un computer. Questo ha il compito, ma non ha il fascino professionale di un foglio di copertina progettato digitalmente.
Formato di una copertina fax
Metti la parola "Fax" o "Copertina trasmissione fax" a caratteri grandi nella parte superiore del foglio. Questo lo identifica come foglio di copertina, separato dal documento che stai inviando.
Giustifica i seguenti titoli in questo ordine, saltando una linea tra: "Data:", "Da:", "Telefono del mittente:" e "Numero di fax di restituzione:" Identificano la fonte del fax in modo che possa essere facilmente individuata se il destinatario lo sta aspettando. Contengono inoltre le informazioni di contatto necessarie del mittente.
Salta due o tre righe e continua con questi titoli: "A:", "Numero di fax:" e "Numero di telefono:" L'identificazione del destinatario assicura che il fax raggiunga la destinazione corretta. Mettere il numero di fax del destinatario semplifica la digitazione del numero corretto nel fax senza portare con sé le note. Avere il numero di telefono del destinatario consente al mittente di effettuare una chiamata rapida per confermare che il fax è stato ricevuto o se è danneggiato durante la trasmissione.
Salta un paio di righe e aggiungi un'intestazione che dice "Numero di pagine che include copertina:" affermando che il numero di pagine include la copertina elimina la confusione.
Salta due o tre righe ed elenca l'intestazione "Oggetto:" Qui è dove il mittente può spiegare brevemente il documento allegato.
Inserisci l'intestazione "Note:" sotto "Oggetto" in modo che il mittente possa scrivere istruzioni quali "Consegna immediatamente a Mrs. Jones" o "Chiamami quando ricevi questo" o "Verifica questo, firma e invia di nuovo fax".
Suggerimenti
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La chiarezza è la qualità più importante di una copertina del fax. In grassetto i titoli se si sta creando il foglio in un programma di elaborazione testi. Se stai scrivendo a mano il foglio, stampa chiaramente e sottolinea i titoli.
