Non saresti il primo professionista del settore a riflettere su come gestire al meglio una trasmissione di facsimile riservata. Etichetta "confidenziale" e potresti involontariamente invitare la curiosità e l'invasione della privacy di qualcuno. Saltalo e le conseguenze potrebbero essere anche peggiori. Affrontare entrambi i problemi etichettando in modo visibile il proprio fax come "riservato" sulla copertina del fax. Quindi inserisci alcuni denti nell'avvertimento occhi chiusi scrivendo un messaggio di carattere riservato nella parte inferiore del foglio.
Crea un nuovo documento nel tuo programma di elaborazione testi con margini di 1 pollice. Inserisci il logo della tua attività commerciale, se applicabile, nella parte superiore della pagina.
Centra la parola "Riservato" in grassetto nella parte superiore della pagina. Capitalizza le lettere per l'enfasi. Sotto e centrato, posizionare le parole "Fax", "Foglio di copertina fax" o "Trasmissione fax" per il riconoscimento rapido.
Scrivi "Data:" "Ora:" e "Numero di pagine, inclusa la copertina:" sul lato sinistro della copertina. Spazio due volte e scrivere "Destinatario:" "Numero di fax:" e "Numero di telefono:" su righe separate. Spazio nuovamente due volte e scrivi: "Mittente:" "Numero di fax:" e "Numero di telefono:" su righe separate. Includere numeri di fax e di telefono è un modo intelligente per coprire le tue basi, soprattutto se il fax viene perso, smarrito o non arriva mai. Se un numero non è corretto o vengono trasposti due numeri, è possibile correggere l'errore sulle trasmissioni fax future.
Personalizza la tua copertina del fax con una sezione adatta alle tue esigenze aziendali. Ad esempio, se si inviano regolarmente fax alla stessa persona o dipartimento, è possibile creare una casella con il titolo "Informazioni sul routing" o "Passaggi successivi". Oppure, mantenere aperte le opzioni creando una sezione "Commenti" in modo da poter consegnare -Scrivi una nota o istruzioni, ad esempio "Per favore, telefonami subito per verificare la ricezione di questo fax".
Scrivi un messaggio di piè di pagina nella parte inferiore della copertina del fax. Simile a un avviso confidenziale che vedi su alcune e-mail, questo messaggio dovrebbe comunicare che il fax: è confidenziale; è inteso solo per il destinatario; e contiene informazioni la cui "divulgazione, copia, uso o distribuzione" è proibita. Dovrebbe anche richiedere che il mittente venga informato di una ricevuta errata - un altro buon motivo per fornire un numero di telefono nella parte superiore di una copertina del fax.
