Molte organizzazioni programmano che i dipendenti lavorino 24-7, 365 giorni all'anno per soddisfare le richieste di lavoro e fornire un livello di servizio più elevato rispetto ai concorrenti. La pianificazione efficace dei membri del personale per coprire questi cambiamenti richiede il bilanciamento tra domanda prevista, livelli di servizio desiderati, disponibilità dei dipendenti e costi. Poiché gli stipendi e i benefici sono spesso gli elementi pubblicitari più grandi all'interno del budget di un dipartimento, l'accuratezza della pianificazione ha un impatto diretto sulla redditività. Molte aziende si affidano a software di pianificazione, detti anche pacchetti di gestione della forza lavoro, per supportare questo importante compito.
Articoli di cui avrai bisogno
-
Rapporti di produttività
-
Software di foglio di calcolo
-
Software di gestione della forza lavoro (facoltativo, ma consigliato)
Come pianificare i dipendenti 24-7
Comprendere le attività aziendali che richiedono una copertura del personale come rispondere alle chiamate di vendita in entrata, rispondere alle e-mail dei clienti o immettere gli ordini fax. Riconoscere gli obiettivi di business, le metriche e le aspettative del livello di servizio al cliente per ogni attività. Determina il tempo medio necessario per completare ogni attività in modo efficace. Identificare eventuali fattori che possono influenzare positivamente o negativamente la produttività del personale.
Determina chi completerà il lavoro (ad esempio rappresentanti, manager) e in quali sedi commerciali. Se ci sono più sedi di lavoro, scoprire se ci sono differenze di fuso orario. Considera il tuo mix di membri dello staff part-time e full-time.
Acquisisci familiarità con le politiche aziendali o le normative legali che potrebbero influire sulle tue decisioni di pianificazione. Cerca input dal tuo dipartimento risorse umane.
Prevedere la domanda aziendale utilizzando dati, report e software di previsione. Analizzare il volume di lavoro storico per gli stessi periodi di tempo.Considerare le fluttuazioni future della domanda per stagionalità, cambiamenti di prodotto, pubblicità, condizioni di mercato, crescita o declino del business e altri fattori rilevanti. Identificare il volume totale di lavoro previsto, suddiviso per incrementi di tempo come mese, settimana, giorno e ora. Creando una previsione della domanda molto dettagliata, puoi prevedere con maggiore precisione le esigenze di personale.
Prevedere le eccezioni per il personale, che sono le ore in cui i dipendenti non saranno disponibili per completare le attività lavorative. Le eccezioni includono tempo di malattia, ferie, pause, riunioni e formazione. Esamina le informazioni storiche e crea ipotesi circa il tempo delle eccezioni future.
Creare un modello di personale, "what if" utilizzando il software WFM (Workforce Management) o Microsoft Excel: gli input devono includere attività, produttività, carico di lavoro previsto ed eccezioni.Gli output includeranno i livelli di servizio del cliente, il personale e i progetti di turno. Modelli.
Completare il modello staff / domanda e quindi creare un piano per coprire i turni richiesti. Pianifica sia i dipendenti di prima linea che i dirigenti. Molte aziende consentono ai dipendenti con la maggiore anzianità e le migliori prestazioni lavorative di scegliere i turni desiderati.
Monitorare e regolare continuamente i programmi, in base alle mutevoli esigenze aziendali.
Suggerimenti
-
Molti datori di lavoro offrono incentivi per i dipendenti che lavorano i turni meno desiderabili, pagati all'interno del salario orario o come bonus.
Poiché il volume di lavoro oscilla, è normale programmare un numero sufficiente di dipendenti per gestire le ore di maggiore o minore durata in un determinato turno, quindi utilizzare tempi di attività meno intensi per l'allenamento o le pause.
avvertimento
Sebbene i cambiamenti e gli orari in costante cambiamento possano allinearsi con le esigenze aziendali, troppe modifiche possono influire negativamente sul morale dei dipendenti. La maggior parte dei dipendenti preferisce programmi coerenti.
