Le procedure scritte degli uffici aiutano le aziende a funzionare in modo fluido ed efficiente. Le procedure di base delineano le pratiche del front office: le procedure, chi le esegue e ciò che viene fatto. Gli uffici hanno linee guida per la gestione del personale, i depositi in contanti, la posta in entrata e in uscita, la corrispondenza e i rimborsi.
Gestione del Daily Mail (Receptionist)
La posta in arrivo viene aperta e il contenuto è contrassegnato con la data. I controlli sono inseriti nel raccoglitore "Deposito". La posta viene ordinata per destinatario e inserita nel raccoglitore della posta della persona.
Prepara il deposito bancario e fa copie degli assegni ricevuti. Gli allegati vengono pinzati sulle copie di controllo. Consegna gli assegni e deposita le copie e gli allegati ai conti clienti.
La posta in uscita viene spedita e spedita all'ufficio postale ogni sera.
Procedure telefoniche
Rispondere al telefono dal terzo squillo. Il saluto standard è "Buongiorno, ABC Company, John parlando. Come posso aiutarti?" Rispondi "solo un momento" e metti in attesa il chiamante.
Controlla il calendario dell'ufficio per i dipendenti assenti. Se assente, dire al chiamante e chiedere se qualcun altro può aiutare. Se la persona è presente, annuncia il chiamante e inoltra la chiamata. Se la linea è occupata, comunica al chiamante e offri un messaggio vocale o un messaggio scritto.
I messaggi includono il nome del chiamante, l'ora e la data, il motivo della chiamata e il numero di richiamata. Inserisci il messaggio nello slot di posta del destinatario.
Gestione delle forniture per ufficio (segretario)
Le forniture standard sono inventariate e ordinate mensilmente. Il calendario dell'ufficio viene controllato per le spedizioni programmate e per eventuali forniture necessarie. Prepara il modulo d'ordine dell'ufficio e il responsabile dell'ufficio lo autorizza prima che venga posto.
Per forniture non standard, compilare un modulo di richiesta di forniture e inviare alla segreteria.
Manutenzione del calendario dell'ufficio (segretario)
Lei ha la responsabilità del calendario dell'ufficio. Quando si pianifica una riunione, verificare la presenza di conflitti nel calendario e inviare la richiesta alla segreteria.
Gli invii mensili per i clienti, il marketing e la promozione sono inseriti nel calendario dell'ufficio. I dipendenti responsabili di questi possono inviare via e-mail le date alla segreteria.
Invia le date di viaggio, assenze dei dipendenti e ferie alla segreteria.
Rimborsi di viaggio, richieste di assegni e carte di credito
I rimborsi di viaggio vengono elaborati settimanalmente. Usa il modulo di viaggio approvato. Inserire la data di spesa, il tipo di spesa e il motivo della spesa. Allegare ricevute leggibili per le spese. Nessun importo è rimborsato senza ricevuta.
Utilizzare il modulo di richiesta di controllo approvato per i controlli irregolari. Completa le informazioni sul beneficiario, la data necessaria, l'importo del controllo e le sezioni relative al motivo. Ottenere l'approvazione da un manager o dal contabile.
Le carte di credito vengono elaborate mensilmente. Una ricevuta è necessaria per ogni acquisto. Inserisci il tuo nome, il motivo della spesa e altre informazioni identificative sulla ricevuta. Eventuali addebiti senza entrate e spese personali vengono detratti dalla retribuzione del dipendente.
Pagamenti del cliente e fatture
Gli ordini cliente completati vengono consegnati due volte al giorno a A / R dall'impiegato di spedizione e fatturati entro la fine della giornata lavorativa.
I depositi giornalieri ricevuti da A / R vengono applicati entro la fine della giornata lavorativa.
