Lo sviluppo di procedure operative standard è il segno distintivo di ogni buon affare. Fare ciò crea un tipo di coerenza che è inestimabile quando si ha a che fare con i clienti e mantenere buoni record. Capire quali procedure dovrebbero essere standardizzate è una caratteristica di un buon manager.
Procedure di standardizzazione
Le aziende sviluppano procedure operative per spiegare come devono essere eseguite le attività. Per determinare quali attività dovrebbero essere standardizzate, trascorri una settimana scrivendo ogni azione intrapresa per soddisfare le esigenze del business quotidiano. Alcuni aspetti, come ad esempio un cliente insoddisfatto di un prodotto / servizio, saranno generalmente gestiti solo dal management e, se si considera un business nuovo e più piccolo, dal proprietario stesso. Le procedure operative standardizzate inizialmente dovrebbero essere quelle che un dipendente sarà responsabile dell'esecuzione indipendente; altre, più procedure manageriali possono essere aggiunte in seguito.
Caratteristiche
Le procedure stesse dovrebbero esplicitamente spiegare l'azione, dall'inizio alla fine. Ciò significa che anche l'atto più semplicistico (come l'accensione del computer) dovrebbe essere elencato. L'idea alla base di una procedura è che il dipendente debba essere in grado di seguire la procedura passo-passo e, senza fare supposizioni, completare l'attività in modo accurato e soddisfare lo standard di prestazioni richiesto. Anche se elencare azioni più rudimentali può sembrare ridondante, o una perdita di tempo, farlo ha le sue ragioni.
funzioni
La standardizzazione delle procedure operative è un vantaggio sia per il dipendente che per il gestore / proprietario. Il gestore / proprietario è in grado di risparmiare tempo ed energie spiegando le procedure. Il dipendente riceve i benefici di avere chiare aspettative; i dipendenti sono più felici quando ciò che viene loro richiesto e in che modo dovrebbero svolgere i loro compiti quotidiani sono scritti in bianco e nero. Anche le istruzioni semplicistiche possono essere un po 'calmanti quando il dipendente si trova in una situazione in cui un'attività deve essere eseguita con precisione, ma rapidamente (esempio: una lunga serie di clienti).
Benefici
Il vantaggio principale della standardizzazione delle procedure operative si trova nella maggiore coerenza che porta alle funzioni interne ed esterne dell'azienda. Una volta che le procedure operative sono standardizzate e, ovviamente, seguite, emergono numerosi vantaggi. In primo luogo, la percezione del cliente sarà di un'azienda ben gestita e professionale, aumentando così l'immagine del marchio. Questa percezione può anche riportare a potenziali investitori / funzionari di prestito in quanto una copia delle procedure della società viene solitamente richiesta quando si considera il finanziamento / investimento. Spesso è richiesta anche una copia delle procedure aziendali per ottenere l'assicurazione. In secondo luogo, i conti saranno chiari, un'area in cui la coerenza non è solo desiderata, ma anche, in molti casi, richiesta dalla legge.
considerazioni
La standardizzazione delle procedure operative non è qualcosa da prendere alla leggera; la specificità è la chiave. Le procedure standardizzate costituiranno un fondamento grazie al quale i dipendenti saranno formati, promossi e disciplinati e attraverso il quale verranno gestite le esigenze dei clienti, le transazioni elaborate e i libri conservati. Dedica il tempo extra per standardizzare accuratamente le procedure richieste per le operazioni aziendali.
