Un documento di gara è un'offerta per la fornitura di prodotti o servizi o l'esecuzione di lavori al prezzo specificato e alle condizioni stabilite. Se stai fornendo prodotti ad altre imprese o al settore pubblico, il processo di presentare un'offerta in concorrenza con altre imprese è comune. In sostanza, un documento di gara è una lettera che spiega come soddisfare le aspettative dei clienti e perché sei il migliore a farlo. Scrivendo un'offerta, puoi concentrarti sui tuoi obiettivi, punti di forza e punti deboli e accrescere il tuo profilo con il cliente.
Le informazioni richieste
Un documento di gara affronta diverse aspettative da un potenziale cliente, a partire dallo scopo della tua offerta. Devi specificare le tue credenziali, descrivendo l'esperienza passata. Un caso di studio del lavoro svolto con successo per un altro cliente tende a essere persuasivo. Spiega come fornirai il servizio o il prodotto, articolando i processi della tua azienda e le risorse umane e tecniche necessarie per l'esecuzione. Fornire una cronologia dei risultati e descrivere come verrà gestito il progetto. Identificare i rischi o potenziali problemi che possono ritardare o ostacolare l'implementazione. Dettagli la struttura dei prezzi e considerazioni post-manutenzione. I potenziali clienti vogliono anche conoscere le competenze e l'esperienza della tua squadra. Infine, comporre una lettera di accompagnamento che riassuma il punto dell'offerta e la sua struttura.
Una risposta al team
Una volta che sai cosa è previsto in una gara, organizza una squadra per affrontare le varie sezioni e gestire il processo di scrittura. In un certo senso, stai scrivendo un piano aziendale condensato per un prodotto o servizio specifico. Capire chi è responsabile per la ricerca e la raccolta delle informazioni richieste. Qualcuno potrebbe aver bisogno di coordinare i vari materiali che aiuteranno te o uno scrittore a comporre il documento di gara. Se qualcosa sulla gara non è chiara, telefona o incontra il cliente e fai domande. In generale, ai clienti non piacerebbe altro che contribuire con idee al tuo processo di risposta ai loro bisogni.
Pianifica e scrivi per vincere
La conoscenza dei modi in cui puoi differenziarti dai concorrenti può aiutarti a scrivere un documento di gara vincente. Brainstorm nuove idee per affrontare le preoccupazioni di un potenziale cliente per i prodotti e i servizi che fornisci. Se ha una preoccupazione per la manutenzione di un prodotto, trova una soluzione che risolva questa preoccupazione. In generale, i clienti vogliono valore per i loro soldi, quindi i prezzi non sono l'unico fattore determinante di chi si allontana dall'azienda. Scopri cosa puoi offrire che i tuoi concorrenti non possono, come un miglioramento nel servizio, rischi ridotti, maggiore affidabilità o migliore qualità. Oltre ad affrontare ciò che il cliente vuole, contribuire con un'idea utile.
Consigli di composizione
Un documento scritto male e presentato può ostacolare anche il meglio delle offerte. Mantieni il documento come un business, usando frasi e paragrafi brevi e incisivi. Punti elenco e intestazioni possono aiutare a segmentare il documento. Assicurati che tutti gli elementi del documento, come i resumes dei membri del team, siano stati standardizzati. Il carattere dovrebbe essere uniforme per tutta la gara. Chiedi a un revisore di rivedere e revisionare il documento, quindi a un correttore di bozze da correggere per errori di battitura e omissioni. Includere un sommario in modo che il lettore possa sfogliare il documento e localizzare facilmente determinate sezioni.
