La maggior parte delle persone in affari inviano regolarmente documenti come allegato di posta elettronica. Tuttavia, è meglio creare una bella cartella per l'invio postale. Il tuo obiettivo nello scrivere qualsiasi documento a fini commerciali è quello di includere le informazioni di cui l'altra parte ha bisogno nella lingua professionale. Ciò non significa che la lingua debba essere di alto livello o oscura. Se coloro che leggeranno il documento potrebbero non comprendere appieno, prendere in considerazione la creazione di una pagina separata di informazioni puntate per spiegare il documento principale.
Raccogli tutte le informazioni necessarie per il tuo documento. Fornisci informazioni chiare nel documento in una dimensione di carattere che altri possono facilmente leggere. Sperimenta dimensioni dei caratteri e stili di stampa per creare una buona impressione visiva. Chiedi a qualcuno di cui ti fidi di recensire il documento prima di inviarlo.
Inserire il nome, il titolo e il dipartimento della persona che riceverà il documento. Includere il nome dell'autore del documento, l'indirizzo email e i numeri di telefono del contatto. Digita questo tipo di informazioni nell'angolo in alto a destra della copertina o centra queste informazioni nella parte inferiore.
Scrivi un sommario esecutivo indicando quali informazioni fornisce il documento. Ad esempio, indica che il documento è un'offerta per un lavoro di appalto. Limita il sommario esecutivo a mezza pagina o meno. Scrivi questa sezione come se il lettore non avesse idea di alcuna informazione fornita nel documento. Il riepilogo dovrebbe fornire informazioni che la persona che riceve il documento potrebbe aver bisogno di condividere con gli altri.
Offri le informazioni relative al progetto che desideri discutere iniziando dalle informazioni più importanti. Coinvolgi l'interesse del lettore e prova a tenerlo attraverso ogni paragrafo. I documenti aziendali tendono a diventare noiosi con troppa verbosità. Crea sottotitoli per presentare le informazioni in modo più interessante.
Dipingi un'immagine con le tue parole. Aiuta il lettore a visualizzare i punti che stai cercando di fare usando un linguaggio che descrive cosa deve accadere.
avvertimento
Scrivi qualsiasi documento commerciale sul livello di istruzione del lettore. Se hai intenzione di assumere una società di scavo per trasportare la sporcizia da un cantiere, usa il linguaggio che l'azienda utilizzerà nelle sue operazioni quotidiane, non una descrizione scientifica.
