Quickbooks è un software di contabilità che viene utilizzato per organizzare e calcolare dati finanziari e altre informazioni relative. Ti dà il vantaggio di creare un lavoro finanziario di qualità con l'utile vantaggio della tecnologia di oggi. Sebbene Quickbooks richieda una certa esperienza con i fogli di calcolo e la contabilità, questo non significa che sia difficile da padroneggiare. Con istruzioni e guida adeguate, chiunque può apprendere questa procedura. Questo articolo ti insegnerà come utilizzare il software Quickbooks per creare fogli di calcolo e database di libri paga professionali.
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Come utilizzare Quickbooks per il libro paga
Fare clic sull'icona "Quickbooks" sulla schermata del desktop del computer per aprire il programma. Quando il programma si carica, apparirà la visualizzazione del modulo di piattaforma predefinito. Sarà necessario costruire la configurazione di impostazione della busta paga. È possibile farlo facendo clic sul collegamento "Dipendenti" situato nella parte superiore della barra dei menu di navigazione del programma. Fai clic su "Imposta libro paga" che verrà elencato come sottocategoria nella casella personale "Dipendenti". Apparirà la procedura guidata di installazione e ti consentirà di configurare le impostazioni predefinite per detrazioni fiscali, calcoli di pagamento e orari e calcoli di stipendio annuali.
Fare clic su "Scegli un'opzione di gestione stipendi" quando viene visualizzata la prima schermata di configurazione guidata. Ti verranno fornite tre opzioni secondarie tra cui scegliere. Scegli "Complete Payroll" per generare automaticamente i calcoli e le ritenute fiscali quando le ore e gli altri orari vengono inseriti nel sistema. Questo può essere un momento importante perché consente di risparmiare tempo e riduce il numero di possibili errori.
Imposta il database dei dipendenti. La schermata visualizza i moduli dei dati delle informazioni dei dipendenti che dovranno essere completati. Ogni soggetto sarà separato da schede in base alla sua importanza e materia. Dovrai inserire manualmente le informazioni di ciascun dipendente. Queste informazioni saranno costituite dalle informazioni personali del dipendente. Articoli come la data di nascita, la sicurezza sociale o il numero di identificazione fiscale, il servizio militare, le informazioni sulla disabilità, l'ortografia formale del nome del dipendente e l'indirizzo. Quando hai completato una scheda, fai clic su "Cambia scheda" per inserire la serie di informazioni. La prossima scheda mostrerà il "Modulo paghe e compensi".
Fare clic nella casella "Guadagni" situata nella tabella di compensazione del modulo. Questa informazione è estremamente importante e deve essere inserita con precisione. In questa particolare scheda, è necessario inserire le informazioni individuali per ciascun dipendente perché queste informazioni variano notevolmente a seconda del dipendente. Inserisci la tariffa, l'indennizzo, i giorni di malattia, i giorni di ferie, le date dei periodi di paga e altre informazioni che la tua azienda utilizza per i calcoli di pagamento e la contabilità. Anche il deposito diretto è un aspetto importante dell'accuratezza. I numeri di routing e i numeri di conto devono essere inseriti correttamente per garantire che i fondi vengano inviati alle posizioni appropriate.
Cambia la scheda per continuare. La prossima scheda sarà "Informazioni sull'occupazione". Questa parte contiene tutte le informazioni sullo stato del lavoro, ad esempio se il dipendente è a tempo pieno o part-time, le date di assunzione e di fine. La posizione del dipendente e i dettagli della descrizione del lavoro possono anche essere inclusi in questa sezione a tua discrezione. Fai clic su "OK" per chiudere e salvare il processo di input. Il tuo software Quickbooks genererà automaticamente i tuoi assegni dei salari per scopi visivi. Visualizzerà una modalità di acquisizione visiva del controllo per assicurarsi che sia eseguita correttamente. Ti verrà data la possibilità di stampare una forma autentica del conto per dopo o di salvarne il contenuto e il database per dopo. Scegli la tua azione per il prodotto finito in base alla tua discrezione.
Suggerimenti
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Controlla attentamente tutto il tuo lavoro prima di esportare i tuoi dati e altre informazioni. Si consiglia vivamente di utilizzare il servizio Paghe Intuit nelle opzioni relative agli stipendi per evitare l'inserimento manuale. Assicurati che l'ortografia del nome di ciascun dipendente sia corretta. Ciò può causare problemi al dipendente quando ricevono i pagamenti compensativi. Prendi in considerazione l'utilizzo del blocco note Quickbooks implementato nella sezione "Dipendenti". Questo può essere utilizzato come mezzo di registrazione dell'interazione e osservazione del datore di lavoro e dei dipendenti. Implementa il timer Quickbooks. Questo strumento funge da grande promemoria per l'individuazione delle scadenze delle fatture e dell'esportazione delle buste paga dei dipendenti. Stampare sempre copie fisiche del proprio lavoro per scopi cautelativi. Se si prevede di lasciare le informazioni solo sul proprio computer o sul database del programma, eseguire il backup del programma e dei file come misura di sicurezza. Non dovresti mai avere una sola copia del tuo lavoro, specialmente non solo su un computer con file di documentazione come questi.
avvertimento
Evitare di inserire tutte le cifre manualmente. Ciò lascia spazio a molti errori minuti che possono avere effetti a lungo termine sull'accuratezza contabile. Rivedere tutte le informazioni nella schermata "Controllo assegni" prima di stampare per garantire la precisione. Passa sopra il tuo rapporto sulle responsabilità del libro paga prima e dopo aver verificato che le tue informazioni siano corrette. Mantenere sempre registri fiscali accurati. Indipendentemente dal generatore di calcoli di Quickbooks, sarà comunque necessario inserire le informazioni corrette per ricevere cifre accurate. Non dipendere esclusivamente dal tuo computer e dalla sua calcolatrice. Critica sempre il tuo lavoro.
