L'elaborazione delle buste paga per un singolo periodo di pagamento può talvolta richiedere due o tre giorni per essere completata perché si tratta di un processo dettagliato. Uno dei compiti più dispendiosi in termini di tempo (e primo) di elaborazione delle buste paga consiste nel calcolare il tempo dei dipendenti. Durante l'esecuzione dei calcoli, è necessario convertire anche l'orario dei dipendenti.
Raccogli gli orari settimanali dei dipendenti orari. I dipendenti orari vengono retribuiti in base alle ore lavorate nel periodo di paga corrente, il periodo di tempo per il quale vengono pagati. I fogli orari dovrebbero riflettere il tempo normale, straordinario, ferie, malato o personale di ciascun dipendente utilizzato per quella settimana. Alcuni impiegati usano i fogli di tempo che sono completati a mano; altri punch orologi di tempo. Assicurarsi che il dipendente e il suo manager o supervisore firmino il foglio dei tempi. Se non è firmato, restituirlo per le firme appropriate.
Passare attraverso le carte del tempo e convertire il tempo militare in tempo normale. Se il foglio dei tempi è completato a mano, è molto probabile che tu possa saltare questo passaggio perché il dipendente avrebbe usato il tempo regolare per registrare le sue ore. Se il dipendente utilizza un cronometro che registra i suoi colpi in tempo militare, è necessario convertirlo. Utilizzare l'esempio seguente per convertire l'ora militare in ora normale: In-900; pranzo in - 1300; pranzo fuori - 1400; out - 1900 è uguale a - 9 am; pranzo in - 1 pm; pranzo fuori - 2 p.m; fuori - 7 p.m. Il dipendente dovrebbe essere pagato per otto ore regolari e un'ora di straordinario, purché abbia 40 ore regolari per la settimana.
Cambia i decimali in minuti. Il foglio del tempo del dipendente potrebbe riflettere i decimali invece dei minuti. Usa la seguente formula per fare la conversione: 0 - 0,25 equivale a 15 minuti 26-50 a 30 minuti.51 - 0,75 equivale a 45 minuti 0,76 - 0,99 a 60 minuti
Arrotonda il tempo degli impiegati orari al quarto d'ora più vicino. Il dipendente o il cronometro registra in genere i punzoni esatti (ad esempio, 8:13 am o 7:06 am); arrotondare come segue: 8:13 pm equivale alle 8:15 alle 7:06 pm equivale alle 7 del mattino
Totalizza le colonne delle time sheet in base alle tue conversioni per ogni giorno. Le colonne regolari e straordinarie dovrebbero essere entrambe convertite. Ad esempio, la normale conversione delle colonne riflette: Lunedì: 8 ore Martedì: 7 ore e 30 minuti Mercoledì: 6 ore e 15 minuti Giovedì: 8 ore Venerdì: 7 ore e 45 minuti Il totale delle colonne regolari dovrebbe essere di 37 ore e 30 minuti.
