Se un datore di lavoro ha un solo lavoratore, è comunque responsabile del pagamento accurato e puntuale del dipendente. Deve anche trattenere l'appropriata imposta sul reddito e pagarli tempestivamente al governo. Il datore di lavoro può impostare il libro paga per un dipendente utilizzando un numero di modi diversi. A seconda del suo livello di comfort con il libro paga, può scegliere il metodo appropriato.
Stabilire un sistema di buste paga manuale. Un sistema manuale di paghe viene fatto completamente a mano, compresi i calcoli salariali e fiscali, la tenuta dei registri, la dichiarazione dei redditi e l'archiviazione. Il margine di errore è elevato con un sistema manuale perché viene eseguito interamente a mano. Tuttavia, se esiste un solo dipendente, è possibile disporre di un libro paga accurato purché sia completamente ricontrollato.
Per impostare un sistema di gestione stipendi manuale, creare un foglio di calcolo Excel annuale per registrare il tempo impiegato dal dipendente. Separa il foglio di calcolo per settimane. Inserire le ore lavorate al giorno e avere un totale per ogni settimana. Durante l'elaborazione del libro paga, paga il dipendente per le ore lavorate in base alla sua frequenza del libro paga (ad esempio, settimanale o bisettimanale) al suo tasso di pagamento concordato. Per calcolare le sue tasse federali utilizzare il suo modulo W-4 e le tabelle di ritenuta d'acconto IRS dell'anno corrente (Circolare E).
È possibile stampare il controllo su una macchina da scrivere. Usane uno con una funzione di cancellazione e includi uno stub sotto il controllo effettivo che descrive i dettagli della paga. Registrare i dettagli della retribuzione del dipendente per ciascun periodo di retribuzione in un giornale paghe. Fai i tuoi depositi fiscali al governo federale e statale secondo le loro esigenze. Emettere un W-2 all'anno al dipendente e al governo.
Utilizzare un servizio di gestione stipendi. Se preferisci non occuparti dei doveri sui salari, puoi esternalizzare il tuo libro paga a un servizio di gestione stipendi. Molti servizi di gestione stipendi non limitano la quantità di dipendenti che elaborano. Per una piccola commissione, gestiranno tutte le vostre elaborazioni sui salari, tra cui l'emissione della busta paga del dipendente, W-2 e la presentazione delle imposte appropriate.
Utilizza il software del libro paga. È possibile impostare il libro paga per un dipendente utilizzando il software di gestione stipendi, ad esempio Quickbooks o un software di contabilità con una funzione di gestione stipendi allegata. L'utilizzo del software di gestione stipendi consente di inserire semplicemente le informazioni rilevanti per il dipendente, come nome, numero di previdenza sociale, indirizzo, tasso di paga, frequenza di retribuzione e dati fiscali. Il sistema calcolerà gli stipendi e le tasse da pagare. Inoltre genererà lo stipendio. Inoltre, il sistema memorizza i registri del libro paga e tutte le informazioni necessarie per presentare le tasse. Questo è un metodo conveniente se si desidera impostare ed elaborare autonomamente il libro paga per il dipendente.
