Un documento di portata del progetto è essenziale per chiarire i risultati di un progetto, indipendentemente dal fatto che il progetto stia sviluppando software o abbellendo un cantiere. Il documento di ambito del progetto viene spesso creato da un project manager o un analista, lavorando a stretto contatto con il cliente e altri membri del team di progetto. Una volta che lo scopo è completo, dovrebbe essere esaminato con il cliente, il team e il management per verificare che sia accurato, che tutte le parti interessate siano d'accordo e che i risultati del progetto soddisfino le esigenze dei clienti. Lo scopo dovrebbe essere approvato dal cliente e dai membri della tua organizzazione in base al tuo processo di sviluppo.
Preparati per la revisione dell'ambito del progetto
Creare un elenco di tutti i clienti e i membri del team che devono rivedere il documento dell'ambito. Revisionare i documenti di avvio del progetto o consultare il project manager per raccogliere queste informazioni.
Organizza una riunione e invita tutti i membri del team. L'incontro può essere di persona o virtuale, a seconda della struttura e della tecnologia della tua organizzazione.
Invia il documento di ambito completo alla lista. Mandalo diversi giorni prima dell'incontro per dare ai partecipanti il tempo sufficiente per esaminarlo.
Fai copie del documento da portare a un incontro fisico. Anche se si prevede di visualizzare una copia elettronica su una lavagna luminosa o un dispositivo simile, alcuni dei partecipanti potrebbero essere più a proprio agio lavorando su una copia cartacea.
Condurre la revisione dell'ambito con clienti e membri del team
Incontro con i clienti e il team. Leggere il documento, in particolare quelle aree che sono più complesse o soggette a interpretazione. Sebbene tu abbia inviato il documento in anticipo, ti aspetti che la maggior parte dei partecipanti non lo abbia scritto.
Cattura eventuali domande in sospeso o modifiche alla portata del documento.
Aggiornare l'ambito con le risposte a domande e altre modifiche e inviarlo ai clienti e ai membri del team di progetto, richiedendo l'approvazione e l'approvazione del documento.
Suggerimenti
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In alcune organizzazioni, potrebbe essere difficile programmare riunioni alle quali tutti possano partecipare. Scopri le persone che devono assolutamente partecipare di persona e pianificare i loro calendari. Rivolgersi agli altri che non possono partecipare tramite e-mail o telefonate per vedere se hanno commenti sul documento dell'ambito.
