La sicurezza dei registri del libro paga e lo staff che lavora con loro è una considerazione continua per gli amministratori dei salari e la gestione aziendale. La sicurezza del libro paga include l'implementazione e il mantenimento della riservatezza e della sicurezza dei registri del libro paga, del dipartimento buste paga e del personale del libro paga. Il gestore delle paghe, il responsabile della contabilità o il responsabile delle risorse umane possono assumersi la responsabilità della sicurezza del personale in collaborazione con l'alta dirigenza. La creazione di un ambiente di gestione stipendi altamente sicuro ed efficiente dovrebbe essere l'obiettivo di ogni dipartimento del libro paga.
Organizzazione
L'organizzazione del dipartimento libri paga, dello staff e dei processi è vitale per la sicurezza del libro paga. Una chiara catena di comando, un diagramma organizzativo del dipartimento logico e una chiara delega delle responsabilità sui salari sono necessari per l'amministrazione sicura delle retribuzioni. Un manager, un responsabile del trattamento delle retribuzioni, uno specialista per le situazioni salariali speciali come gli ordini di assunzioni salariali e FMLA e le retribuzioni dei lavoratori, gli impiegati impiegati e qualsiasi altro personale paghe devono essere organizzati nel reparto per l'elaborazione delle paghe riservate, efficienti, sicure e legalmente conformi. Tutti i dipendenti devono avere responsabilità chiaramente definite per evitare ed eliminare le falle nella sicurezza e le falle nell'elaborazione delle buste paga.
Controllo di accesso
Tutti gli accessi ai documenti cartacei, ai file di archiviazione fisica, ai computer e alle relazioni informatiche e ogni altro tipo di accesso devono essere rigorosamente controllati e applicati per proteggere le informazioni riservate sui salari. Le responsabilità di ciascun dipendente paghe devono essere esaminate dal gestore delle paghe per determinare il livello di accesso necessario. L'accesso ai documenti del libro paga fisico come i fogli di lavoro, le autorizzazioni di aumento, i documenti bonus e di commissione e altri documenti sui salari con informazioni finanziarie riservate e riservate deve essere limitato solo a coloro che elaborano le transazioni. Gli archivi di file e i computer con informazioni, dati e archivi sui salari devono essere collocati in aree sicure in cui solo chi ha il nulla osta di sicurezza può visualizzare e lavorare con loro. Ad esempio, gli impiegati della scheda attività che inseriscono le ore di lavoro nel sistema di gestione stipendi del computer non devono avere accesso ai processi di invio finali o alla documentazione relativa ai salari e ai benefici.
Procedure documentali
Le procedure del libro paga devono essere accuratamente documentate e applicate per garantire la sicurezza del processo e del personale. Le responsabilità di ciascun dipendente del libro paga devono essere chiaramente definite nella descrizione del proprio lavoro, nelle procedure di gestione stipendi eseguite e in un manuale operativo standard per il reparto paghe. Le procedure devono essere rispettate, riviste quando qualcosa cambia e viene riesaminato almeno una volta l'anno se non più spesso per proteggere l'integrità dei processi ed evitare eventuali lacune nella sicurezza.
Sicurezza fisica
La sicurezza fisica degli archivi, dei file, dei dati e dei sistemi del libro paga, così come delle strutture e del personale del libro paga, è vitale. La sicurezza e la riservatezza delle buste paga non devono essere compromesse per risparmiare denaro elaborando le buste paga alla reception o facendo svolgere a un dipendente una busta paga senza un doppio controllo. I file cabinet devono essere bloccati con accesso limitato. Uffici, frame principali e computer desktop con dati di gestione stipendi e software di elaborazione non devono trovarsi in aree comuni ma in luoghi sicuri che possono essere bloccati facilmente. Il personale del libro paga deve avere un ambiente di lavoro sicuro dal traffico di dipendenti e visitatori e deve disporre di semplici metodi per proteggere con successo le informazioni con cui lavorano, in modo che non siano soggetti a dipendenti arrabbiati o emotivi. Eventuali errori del libro paga, discrepanze e reclami dovrebbero avere processi chiari e essere indirizzati da manager o supervisori, non direttamente con il personale del libro paga.
