Una politica sui salari descrive il processo di gestione stipendi in relazione all'amministrazione degli stipendi, cronometraggio, orari dei salari e metodi di pagamento. Le procedure documentate garantiscono un processo di approvazione chiaro e definito, attività di paghe efficienti, disponibilità di moduli e controlli appropriati. Un'organizzazione con una politica e procedure consolidate sui salari può assicurare ai dipendenti un pagamento puntuale e accurato degli stipendi e dei salari.
Significato
Il libro paga è una delle maggiori spese in qualsiasi organizzazione. Una politica sui salari stabilisce controlli e saldi interni per controllare e proteggere questa spesa. Riduce l'incidenza di errori e possibilità di frode. Nelle grandi aziende, il processo di gestione stipendi richiede molto tempo e risorse. Le procedure del libro paga creano efficienze in termini di raccolta del tempo, elaborazione dei documenti, inserimento dati, pagamento e conservazione dei registri. Incorporando l'automazione e i progressi nella tecnologia dei sistemi, le procedure possono essere redditizie e risparmiare denaro dell'azienda.
Scopo
Una politica sui salari garantisce che i dipendenti riceveranno sempre la paga corretta al momento giusto. Garantisce che la società aderisca alle leggi federali, statali e locali, in particolare quelle che si riferiscono a tasse, assistenza sanitaria statale, sicurezza sociale e standard di lavoro equo. Il rispetto della legislazione aiuterà l'azienda a evitare di pagare sanzioni. Le procedure del libro paga supportano anche l'implementazione delle strutture e dei sistemi di compensazione stabiliti, i budget di dipartimento e gli accordi collettivi di contrattazione.
Caratteristiche
Una politica sui salari definisce le responsabilità e le responsabilità del personale del libro paga e dei dirigenti. Poiché la busta paga comporta informazioni riservate, la politica deve specificare i livelli di accesso e sicurezza. Identifica anche la formazione richiesta dai diversi gruppi di dipendenti. Le procedure del libro paga descrivono il processo da quando il dipendente è assunto. Comprendono le attività del libro paga e i moduli necessari per l'elaborazione di nuovi assunti, modifiche all'occupazione, aggiornamenti delle informazioni, pagamenti speciali, detrazioni, rapporti in tempo e risoluzione.
considerazioni
Per ridurre al minimo il rischio di frode, la politica sui salari deve includere controlli interni. Una forma di controllo è la separazione dei doveri. Ad esempio, se ci sono due dipendenti coinvolti nell'elaborazione delle buste paga, si preparano i documenti del libro paga mentre l'altro autorizza e approva. Un'autorità approvante deve rivedere tutte le retribuzioni e lasciare le informazioni. Un altro gruppo o dipartimento come la contabilità può controllare le transazioni del libro paga. Le procedure del libro paga devono inoltre proteggere la riservatezza delle informazioni sui salari, garantendo che solo le persone autorizzate possano accedervi.
responsabilità
Il dipartimento delle buste paga è responsabile della gestione del flusso di lavoro delle buste paga per garantire un'elaborazione delle paghe efficiente e tempestiva. Stabilisce gli orari dei salari e le scadenze per la presentazione dei documenti del libro paga. Il personale del libro paga assegna e controlla l'accesso alle informazioni nel sistema di buste paga. Inseriscono le informazioni nel sistema e apportano le modifiche necessarie. I manager devono assicurarsi che i documenti necessari relativi ai salari vengano completati e inoltrati entro determinati intervalli di tempo. I dipendenti sono responsabili della revisione dei pagamenti e delle detrazioni e consigliano al dipartimento buste paga eventuali discrepanze. Dovrebbero anche tenere aggiornate le loro informazioni.
