Il libro paga è un aspetto chiave di qualsiasi attività commerciale con i dipendenti. Affinché i dipendenti e le imposte sui salari siano pagati in tempo e in modo accurato, il reparto paghe deve essere strutturato. Per raggiungere l'efficienza all'interno del dipartimento, il datore di lavoro dovrebbe documentare le procedure del libro paga. Indipendentemente dal fatto che il libro paga sia grande o piccolo, le procedure di gestione stipendi scritte sono fondamentali per un libro paga di successo.
Creare moduli per le procedure di gestione stipendi. Il dipartimento delle buste paga di solito lavora a stretto contatto con il dipartimento delle risorse umane per garantire un'adeguata gestione degli stipendi e dei benefici dei dipendenti. In questo processo viene utilizzato un certo numero di moduli: schede temporali / cartellini orari, modulo W-2, orari e / o calendari dei salari, moduli di richiesta di ferie, moduli per l'autorizzazione del deposito diretto e fogli di monitoraggio dei giorni di malattia. È possibile acquistare questi moduli in una cartoleria o farli personalizzare da un'azienda tipografica.
Documenta le procedure di cronometraggio. Il dipartimento del lavoro degli Stati Uniti osserva che è possibile utilizzare qualsiasi sistema di cronometraggio che si desidera a condizione che sia corretto e completo. Le procedure di cronometraggio dovrebbero includere le scadenze per la presentazione delle tempistiche e il metodo utilizzato per calcolare il tempo dei dipendenti.
Ad esempio, annota le procedure per calcolare manualmente le schede dei dipendenti, ad esempio arrotondando per eccesso o difetto al quarto d'ora più vicino. Se si dispone di un sistema di cronometraggio che trasporta automaticamente i pugni / gli scarti dei dipendenti nel software di gestione stipendi, documentare le procedure per apportare modifiche. Ciò potrebbe includere il fatto che i supervisori ti invieranno via email le modifiche prima della scadenza.
Annotare le procedure di elaborazione delle buste paga. Personalizza le procedure di elaborazione delle buste paga in modo che corrisponda al tuo sistema di gestione stipendi. Un sistema di gestione stipendi può essere manuale, internamente informatizzato o esterno (esternalizzato). Indica l'intera procedura di elaborazione delle buste paga per il tuo particolare sistema.
Ad esempio, si supponga di disporre di un sistema informatico interno, in cui viene utilizzato lo staff del libro paga in loco e il software del libro paga per elaborare il libro paga. Documenta come utilizzare il software. Indicare come inserire gli stipendi dei dipendenti e come elaborare gli adeguamenti salariali, i depositi diretti, le imposte sui salari, i giorni di indennità, le guarnizioni, le indennità assicurative e le ore di lavoro straordinario. Includere i passaggi per ricontrollare il libro paga prima di stampare gli assegni e prima di chiudere il libro paga.
Se disponi di frequenze di pagamento multiple (ad esempio settimanali e bisettimanali), documenta come elaborarle ciascuna. Le procedure di elaborazione delle buste paga dovrebbero includere tutte le fasi di elaborazione, dall'inizio di ogni busta paga fino alla fine.
Include procedure di post-elaborazione. Ad esempio, supponiamo di avere un reparto contabilità o una società esterna che gestisce gli affari fiscali dell'azienda. Indicare i file e i report necessari che devono essere inoltrati e a quale individuo. Stato che dovrebbe ricevere buste paga / buste paga per la distribuzione e includere altre società / persone con cui è necessario interagire. Ad esempio, se il reparto stipendi inoltra i fondi del previdenza al fornitore di piani pensionistici immediatamente dopo l'elaborazione di tutti i salari, includere i passaggi necessari.
Procedure per la conservazione dei documenti. Il datore di lavoro deve tenere registri del libro paga per un minimo di tre anni, secondo il Dipartimento del lavoro. Archiviazione dello stato e procedure di archiviazione per registri di libri paga, W-2, rapporti sulle imposte sui salari, schede di tempo e altri registri di salari.
Suggerimenti
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Aggiorna le tue procedure di gestione stipendi ogni volta che si verifica un cambiamento procedurale.
