Come rispondere a una lettera che richiede informazioni

Sommario:

Una risposta efficace a una lettera che richiede informazioni fornisce immediatamente al cliente le informazioni richieste, evitando parole o riempimenti superflui. Rispondere alle richieste dei clienti di informazioni in modo tempestivo aumenta la credibilità della vostra azienda.

Apertura

Inserisci il nome e le informazioni di contatto del cliente nell'angolo in alto a sinistra della lettera, nel formato standard di scrittura a lettere. Per esempio:

John Smith

555 Mockingbird Lane,

Springfield, OH

Sotto l'indirizzo del cliente, inserisci la data in cui stai redigendo la lettera.

Utilizza il nome del cliente per personalizzare la lettera anziché il generico "Gentile cliente". La prima riga dopo il saluto dovrebbe fargli sapere che la lettera è davvero una risposta alla sua richiesta di informazioni: "Caro John, in risposta alla tua richiesta di informazioni …"

Lettera Corpo

Avere la lettera del cliente di fronte a voi mentre redigete la vostra risposta. Leggi di nuovo la lettera per assicurarti di comprendere chiaramente le informazioni che sta richiedendo. Se il cliente desidera più di un'informazione, evidenzia i vari elementi per assicurarti di non lasciare alcuna informazione. Quindi, nel corpo della lettera, indirizzare ciascun elemento in formato elenco. Se applicabile, utilizzare gli elementi di elenco elenco puntato o numerato forniti nel programma software.

Chiusura

Invita il cliente ad agire in base alle informazioni che hai fornito e reimpegnati con la tua attività, consiglia Cynthia Perun in Entrepreneur. Se puoi aiutare il cliente a effettuare un ordine online dalla sede della tua attività, ad esempio, invitalo a venire al negozio per farlo. Includi il numero di telefono della tua attività, l'indirizzo email e l'indirizzo del sito web. Va bene ripetere queste informazioni nella lettera di chiusura - e invitare il cliente a contattarti se ha bisogno di informazioni di follow-up.

Suggerimenti

Errori di battitura e grammaticali rifletti male sulla tua attività. Prima di inviare qualsiasi corrispondenza ai clienti, comprese le risposte alle richieste di informazioni, chiedere al proprio assistente amministrativo o al collega di lavoro di correggere le lettere almeno due volte.

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