I documenti relativi alle politiche e alle procedure di un'azienda sono un fattore chiave per mantenere efficienza, coerenza e comunicazione chiara. Alcune aziende scelgono di creare singoli documenti per diverse procedure, mentre altri raccolgono tutte le politiche e le procedure in un unico manuale che presentano a ciascun dipendente. Politiche e procedure ben documentate offrono vantaggi ai dipendenti, ai clienti e all'azienda.
Imposta le aspettative
Le politiche aziendali spesso definiscono le aspettative per il comportamento dei dipendenti su argomenti quali frequenza, tempestività, codice di abbigliamento, norme di sicurezza e altro ancora. I documenti politici e di procedura spesso stabiliscono la responsabilità dell'azienda nei confronti dei propri dipendenti, inclusi assunzioni di pari opportunità, ferie e malattia, congedi familiari ecc. I contatti di lavoro e le lettere di offerta possono fare riferimento al manuale della politica e della procedura aziendale (o al manuale del dipendente) e dichiarare che il dipendente accetta di attenersi alle regole stabilite nel manuale. Alcune aziende richiedono ai nuovi dipendenti di firmare un modulo che indica che hanno ricevuto il manuale.
Incoraggiare l'efficienza
Il modo più efficace per raggiungere un obiettivo è la base ultima dei processi aziendali. Questo potrebbe non essere il modo più semplice o più veloce, ma è il modo meno laborioso per raggiungere l'obiettivo senza sacrificare la qualità, incorrere in rischi o ignorare i requisiti normativi. In teoria, se ogni dipendente segue la procedura impostata per ogni attività, ogni volta, la società soddisferà tutti gli obiettivi nel modo più efficiente possibile. In realtà, la procedura preferita potrebbe non essere possibile ogni volta, quindi molti processi includono effettivamente una politica specifica su come gestire una situazione del genere. Ciò potrebbe includere l'approvazione da un livello superiore o semplicemente una documentazione aggiuntiva.
Incoraggiare la coerenza
La coerenza genera generalmente efficienza. Quando le persone fanno le cose allo stesso modo ogni volta, alla fine diventano in grado di completare il processo in un lasso di tempo più breve, il che significa che possono fare più lavoro nella stessa quantità di tempo. La coerenza genera anche fiducia. I metodi coerenti assicurano ai clienti che la società gestirà i loro account con la stessa cura e precisione durante ogni interazione. La coerenza aiuta sia i dipendenti che i clienti a sapere cosa aspettarsi di fronte a una determinata situazione.
Rimani legale
Leggi, enti regolatori o compagnie assicurative richiedono alle aziende di documentare e distribuire alcuni processi e procedure. Ad esempio, la maggior parte degli stati richiede alle aziende di avere un processo definito per la gestione delle richieste di risarcimento dei lavoratori e per assicurarsi che tutti i dipendenti sappiano come funziona il processo. Le compagnie di assicurazione e le agenzie di regolamentazione come OSHA richiedono alle aziende di dettagliare le politiche di sicurezza, soprattutto in un ambiente di produzione. Includere queste informazioni in un processo e in un documento di procedura consente all'azienda di soddisfare i requisiti di distribuzione.
Comunicare efficacemente
Una società può avere molti dipendenti, più sedi e / o dipendenti che lavorano turni diversi. I dipendenti lasceranno l'azienda e nuovi dipendenti entreranno a far parte dell'azienda. Il modo più semplice per comunicare aspettative e processi a tutti i dipendenti senza perdere nessuno, lasciare informazioni o essere incoerenti è scrivere e distribuire un documento formale e di procedura. Assicurarsi che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni aiuta anche a proteggere la società da cause di licenziamento infondate infondate.
