Contabilità è importante per le imprese come un modo per documentare attività finanziarie e imparare dai numeri. La tua azienda ha bisogno di una contabilità di base per segnalare il reddito sui moduli fiscali e tenere traccia dei fondi che fluiscono dentro e fuori i tuoi conti bancari. Ma le informazioni contabili forniscono anche informazioni preziose sulle operazioni, mostrando tendenze e opportunità che possono aiutare a rendere la tua azienda più redditizia. Le agenzie di comunicazione fiscale richiedono che i libri siano mantenuti ad un livello minimo che tenga traccia delle entrate e delle spese. Ma se hai la spinta e l'interesse, puoi portare i tuoi processi contabili a un livello completamente diverso, e usarli per creare un business più intelligente e più redditizio.
Tipi di aziende contabili necessarie
Monitoraggio delle entrate e delle spese: La tua azienda è tenuta a compilare moduli fiscali basati sia sul reddito lordo sia sul reddito netto. Le accise statali e locali sono calcolate come percentuale delle entrate. Le imposte sul reddito di città, stato e federali si basano sull'utile netto dopo aver sottratto le spese deducibili dalle entrate lorde. Per calcolare correttamente questi importi, la tua azienda deve tracciare e calcolare le entrate lorde come base per i numeri di entrate e sommare tutte le spese come base per le detrazioni aziendali. Quando comunichi le entrate lorde, dovrai suddividere i tuoi guadagni in categorie come all'ingrosso e al dettaglio. Quando si calcola l'utile netto per le imposte sul reddito, è necessario dividere le spese in categorie, come materiali, buste paga, affitto, utenze e spese auto.
Contabilità salariale: Oltre a calcolare quanto pagare ogni dipendente in base a salario o stipendio e ore lavorate, la tua azienda deve anche trattenere e pagare la Previdenza Sociale, Medicare e le imposte sul reddito che i tuoi dipendenti devono, insieme ai contributi del datore di lavoro per la Previdenza Sociale e Medicare. Dovrai inoltre versare un'assicurazione contro la disoccupazione e un'assicurazione industriale nei fondi del tuo stato, in base a quanto lavorano i tuoi dipendenti e quanto guadagnano. La tua azienda avrà bisogno di un sistema di contabilità salariale completo e aggiornato per tenere traccia di questi numeri e per pagare tutte le imposte sui salari e presentare tutte le segnalazioni fiscali sui salari quando sono dovute.
Contabilità del flusso di cassa: Il tuo sistema contabile dovrebbe includere anche strumenti per tracciare la disponibilità e la necessità di contanti. Se utilizzi un sistema di contabilità basato sul contante, le tue cifre settimanali e mensili ti daranno una ragionevole idea di quanto stai entrando ed uscendo. Se si utilizza il sistema di contabilità per competenza, è possibile registrare una vendita come entrate prima di essere effettivamente pagata, quindi è necessario un altro modo per monitorare la disponibilità di denaro. Indipendentemente dal fatto che si utilizzi un sistema di cassa o rateo, il flusso di cassa potrebbe non essere direttamente correlato con le entrate e le uscite dichiarate se si stanno rimborsando prestiti o se si sta ammortizzando l'apparecchiatura che si è già acquistato.
Bilanci: Un bilancio è un'istantanea della tua immagine finanziaria in un particolare momento nel tempo. Include informazioni su ciò che possiedi e ciò che devi. Il tuo elenco di attività includerà i contanti in banca, le attrezzature acquistate meno l'importo ammortizzato e i crediti o somme che ti sono dovute per le vendite che hai già effettuato. L'elenco delle passività nel tuo bilancio includerà i saldi dovuti sui prestiti e sulle carte di credito e i debiti a breve termine che hai maturato come i conti da pagare e le bollette. Sottraendo le tue passività dalle tue attività, il tuo bilancio mostra il patrimonio netto attuale della tua azienda. Quando si creano i bilanci nel tempo, è possibile vedere come si sono sviluppati i guadagni e le spese e creato ricchezza o debito.Un bilancio mostra anche quanto del tuo patrimonio netto è liquido, e quanto è legato in attività che non forniscono denaro immediatamente disponibile.
Rapporti operativi: Oltre ai report contabili che la tua attività è tenuta a compilare da agenzie fiscali e istituti di credito, puoi creare report personalizzati che tracciano tutto, dal valore in dollari del prodotto prodotto dalla tua linea in un'ora, ai dati di vendita per ciascuna delle tue vendite personale. Questi numeri sono fondamentali per prendere decisioni strategiche. Possono aiutarti a identificare quali aspetti della tua azienda generano il massimo profitto e meritano di essere incoraggiati. Possono anche richiamare la vostra attenzione su difficoltà che possono essere corrette, come aspetti della produzione che richiedono troppo tempo e costano troppo.
Come le aziende possono fare contabilità
La tua azienda può fare la contabilità in-house o assumere un professionista esterno per aiutare con il processo. Molte aziende usano un ibrido di questi due approcci, avendo il personale interno completare alcune attività come la contabilità di base, e poi contrattare con un contabile esterno per completare le tasse annuali.
La contabilità interna offre il vantaggio di avere qualcuno che conosce la tua attività in modo approfondito, registrando i tuoi guadagni e le tue spese. Un contabile impegnato a fondo nella sua attività sarà in grado di identificare e classificare gli articoli sulle ricevute, determinando se si tratta di materiali inclusi nel costo dei beni venduti o di forniture necessarie per l'organizzazione dietro le quinte. Tuttavia, un contabile interno potrebbe non avere l'esperienza professionale che un estraneo può apportare al mix. Questa conoscenza è utile per creare sistemi come la configurazione iniziale della contabilità e anche per cogliere sfumature come spese che non sono legittimamente deducibili.
Un contabile esterno può portare esperienza e prospettiva ai processi contabili della tua azienda. Come professionista, questo contabile ha probabilmente visto i libri di una serie di attività commerciali e può mostrarti come aggiornare i tuoi sistemi in modo da fornire le informazioni di cui hai bisogno e possono essere capiti da altri professionisti come banchieri e revisori dei conti. Tuttavia, un estraneo potrebbe non fare altrettanto bene quanto un insider per capire come funziona la tua attività e quali informazioni potresti trovare più utili. Ad esempio, il tuo commercialista probabilmente non capirà i tipi di inventario che porti dal punto di vista di un merchandiser. Tuttavia, le informazioni su come si muovono diverse categorie di merci possono essere fondamentali per mettere a punto i tuoi acquisti.
Tipi di software di contabilità per le imprese
Software di contabilità online: I programmi di contabilità online ti offrono il vantaggio di sincronizzare il tuo sistema di contabilità con i tuoi conti bancari. Questo approccio semplifica l'inserimento delle transazioni semplicemente trovandole nei tuoi feed bancari e facendo clic sui pulsanti giusti. Questa funzione riduce la possibilità di perdere una spesa, come potresti se avessi iniziato con ricevute cartacee e ne avresti perso una. L'utilizzo del software di contabilità online consente inoltre di accedere al proprio programma di contabilità da qualsiasi computer, piuttosto che dover utilizzare il proprio desktop. Tuttavia, i programmi di contabilità online impiegano più tempo delle versioni desktop per elaborare ogni transazione e questa volta si somma quando si eseguono dozzine di voci. Inoltre, la pratica di abbinare le ricevute con i feed bancari può essere lenta e ingombrante, e questo passaggio è necessario se un singolo acquisto include articoli in più categorie come materiali e forniture. QuickBooks è il software di contabilità online più popolare e più apprezzato. Xero è molto apprezzato dagli utenti Mac e Zoho funziona particolarmente bene per le piccole imprese.
Software di contabilità desktop: Sebbene i programmi di contabilità online siano cresciuti in popolarità, le versioni desktop offrono ancora vantaggi a molti utenti. È possibile acquistare un programma di contabilità desktop con un acquisto una tantum, mentre i programmi online richiedono un canone mensile in corso. Quando si utilizza un programma desktop, tutte le informazioni sono prontamente disponibili sul proprio computer, anziché situate nel cloud in cui sono vulnerabili a problemi di sicurezza e guasti di sistema diffusi. I sistemi di contabilità desktop tendono ad essere molto più semplici dei sistemi basati su cloud, rendendo più facile individuare e identificare errori e incongruenze. Grazie alla loro relativa semplicità, i sistemi desktop sono anche più facili da adattare alle esigenze individuali della tua azienda.
Sistemi di contabilità personalizzati e manuali
In realtà non hai bisogno di software di contabilità se la tua azienda è piccola e le tue esigenze sono semplici. Puoi progettare fogli di lavoro con Excel o Fogli Google che ti aiutano a tracciare e aggiungere le variabili che devi conoscere, come le spese classificate e i guadagni in corso. Questi programmi ti aiuteranno a mantenere e organizzare le tue informazioni in qualsiasi modo abbia senso per la tua azienda, e i fogli di lavoro natii fanno sistemi di contabilità perfettamente legittimi, purché ti dicano cosa devi sapere per pagare le tasse e capire le tue operazioni. Ad esempio, è possibile impostare un sistema di gestione stipendi che registra le ore spese per attività specifiche come la produzione. Quindi è possibile utilizzare queste cifre per calcolare il valore medio in dollari di un prodotto fabbricato per ora di produzione e osservare il modo in cui questa cifra cambia settimana dopo settimana.
Ma non hai nemmeno bisogno di un computer per fare contabilità aziendale. È perfettamente legittimo conservare libri mastri scritti a mano, come hanno fatto i proprietari di aziende da secoli. I negozi di forniture per ufficio vendono libri contabili con colonne di dimensioni appropriate, e puoi usarli per elencare e classificare entrate e uscite. Con un sistema di contabilità manuale, è necessario sommare tutte le cifre a mano, il che aumenta notevolmente la quantità di tempo che si spende per la contabilità. Tuttavia, i sistemi di contabilità manuale non sono vulnerabili ai tipi di anomalie del computer e ai rischi di perdita di dati che si incontrano con i sistemi computerizzati. È vero, la tua casa potrebbe bruciare e potresti perdere il tuo libro mastro, ma i guasti hardware sono molto più comuni degli incendi domestici.
Entrata singola contro contabilità a partita doppia
Se la tua attività è piccola e relativamente semplice, puoi anche scegliere tra la contabilità a partita singola e doppia. Un sistema a ingresso singolo registra semplicemente ciò che hai speso e guadagnato, e conteggia queste somme. Se utilizzi un libro mastro scritto a mano o se hai creato i tuoi fogli di lavoro, probabilmente utilizzi la contabilità a partita singola. Un sistema a doppia entrata sincronizza le informazioni contabili con i tuoi conti bancari e altre informazioni rilevanti per il tuo bilancio. Ogni volta che noti che la tua azienda ha guadagnato entrate, farai (o il tuo software di contabilità farà) una voce corrispondente che mostra dove si trova quel denaro nella tua attività, come in un particolare conto bancario. Allo stesso modo, ogni volta che paghi una spesa, un sistema a doppia entrata mostra come la tua azienda ha speso i soldi. Non vi è alcun obbligo legale di mantenere un sistema di contabilità a partita doppia, ma se si conservano libri a partita singola, si dovrebbe sviluppare un modo per confrontare e riconciliare il sistema contabile con le risorse correnti.
Scegliere il giusto sistema di contabilità
Non esiste un sistema di contabilità adatto a ogni azienda. Quando scegli come impostare i libri della tua azienda, considera quale tipo di informazioni ti servono di più e quali risorse sei disposto a dedicare per ottenerlo. Se odiate di lavorare con i numeri e hanno a malapena senso per voi, assumete un professionista esterno ma cercate comunque di imparare il più possibile per comprendere i rapporti che ricevete. Se hai il tempo e l'interesse, fai quanto più possibile della tua contabilità. Le informazioni che compilerai saranno pertinenti e significative e otterrai preziose informazioni su come la tua attività può avere maggior successo.
