Il coordinamento del progetto si riferisce generalmente alla pianificazione e alla gestione di più attività contemporaneamente. Il coordinamento è essenziale per un'azienda che si occupa di due o più progetti correlati. I progetti variano in base agli obiettivi aziendali, ma possono includere il lancio di un nuovo prodotto o l'espansione di servizi in nuove aree. Un coordinatore di progetto ha spesso ruoli e responsabilità diversi, a seconda del settore, della dimensione aziendale e dell'obiettivo del progetto. Ad esempio, le aziende potrebbero designare coordinatori di progetto separati per gestire gli affari interni e internazionali; considerando che le piccole imprese potrebbero intrecciare compiti di coordinamento dei progetti di base in un ruolo di gestione. I coordinatori del progetto possono fungere da responsabili decisionali o assistenti per guidare i dirigenti.
Nozioni di base
L'ambito del progetto (ad esempio, l'integrazione di progetti con team diversi o la considerazione di opzioni alternative) e il lasso di tempo (sia a breve che a termine complessivo) rappresentano caratteristiche essenziali, in particolare perché un coordinamento di successo richiede una pianificazione a lungo termine e un'esecuzione senza soluzione di continuità. Ad esempio, se la tua azienda intende aprire una nuova sede, devi accuratamente prevedere quanto tempo impiegherà per costruire un negozio, ottenere i permessi necessari, acquistare mobili o attrezzature, nonché assumere e formare personale sufficiente. Pertanto, un ritardo nella ricezione di forniture essenziali può influire su un intero progetto, ad esempio aggiungendo costi di progetto aggiuntivi.
I dipendenti
Per mantenere l'efficienza, considera la possibilità di designare una persona o un gruppo di persone come coordinatori del progetto. I coordinatori di progetto devono possedere solide capacità di problem solving al fine di anticipare e rispondere a ritardi o situazioni imprevisti. Inoltre, dovrebbero essere in grado di interagire e negoziare con diversi tipi di persone. Se un progetto prevede la collaborazione con un'impresa in Messico, i coordinatori dovrebbero rendersi conto che le abitudini commerciali differiscono in Messico dagli Stati Uniti. Se non è possibile creare un ruolo di coordinatore di progetto indipendente, modificare le mansioni del coordinatore del progetto per fungere da assistente del team esecutivo. Ad esempio, un assistente di progetto può pianificare riunioni, preparare programmi e valutare i progressi con l'obiettivo generale di sostenere l'efficienza del progetto.
Software
Incorporare programmi software per aumentare l'efficienza, come mantenere file di progetto e gestire le informazioni chiave. Per alcuni progetti, fogli di calcolo, grafici o grafici a muro funzionano in modo efficace. Utilizzi anche programmi come Microsoft Excel o Project, o addirittura sviluppi software proprietario. Ad esempio, è possibile progettare un programma per concentrarsi su un aspetto importante, come i costi totali del progetto sostenuti o problemi di controllo della qualità. Assicurati che le informazioni sul progetto rimangano facilmente accessibili ai partecipanti chiave.
considerazioni
Alcuni progetti coinvolgono persone di diverse organizzazioni o aziende che lavorano insieme per raggiungere un obiettivo simile. Analizza continuamente i rischi del progetto, ad esempio se un membro del team non è in grado di ottenere un permesso o consegnare i materiali in tempo. Il coordinamento del progetto deve includere piani di emergenza che possono essere implementati rapidamente se necessario.
Gestione
Le fasi di coordinamento del progetto includono solitamente la creazione di un obiettivo generale, la pianificazione delle attività essenziali, oltre all'esecuzione e al controllo del progetto. Sviluppare analisi SWOT (punti di forza, punti deboli, opportunità, minacce) o STEP (sociali, tecnologici, economici e politici) in diverse fasi per valutare i progressi del progetto.
