Un piano di gestione del programma viene utilizzato per raggruppare più progetti indipendenti al fine di raggiungere un risultato aziendale strategico. Spesso nella gestione del programma viene posta molta attenzione alla scrittura del documento del piano e minore attenzione viene posta all'implementazione. È necessario un uguale sforzo per attuare il piano per garantire che venga eseguito con successo e che eventuali deviazioni siano riconosciute e gestite di conseguenza. In generale, è responsabilità del gestore del programma o del team di gestione del programma assumere la piena proprietà del piano del programma e assicurarsi che sia implementato in modo efficace.
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Stabilire una catena di comando. Impostare una chiara catena di comando con un processo decisionale formalizzato. Assicurati che il processo sia semplice e possa supportare tempi di risposta rapidi in modo che l'implementazione non si blocchi. Garantire che i processi definiti non vengano elusi monitorando continuamente la situazione.
Sviluppare standard di programma e indicatori di successo. Identificare gli standard che verranno utilizzati per misurare l'integrazione dei vari componenti del programma. Documentare standard relativi a processi, comunicazioni, dati, report, modelli e metodi di distribuzione per garantire che i vari progetti e attività che fanno parte del programma siano integrati.
Identificare un programma di implementazione e report sullo stato. Documentare i dettagli delle fasi chiave del progetto, gli orari e le pietre miliari. Identificare i partecipanti al progetto e i collaboratori del progetto e fornire loro una documentazione scritta delle loro responsabilità e dei meccanismi di segnalazione. Ciò manterrà il team focalizzato e su incarico.
Comunicare, comunicare, comunicare. Tutte le parti coinvolte nel piano di gestione del programma necessitano di una comunicazione costante. Le comunicazioni dovrebbero includere iniziative e attività in corso, rapporti sulle prestazioni, successi e risultati e punti vendita per feedback, input e commenti.
Valutare il processo e quindi rivalutare il piano. Raccogli regolarmente i feedback dei partecipanti e valuta se l'obiettivo è raggiunto. Alla conclusione di ciascun progetto chiave, tenere una riunione formale per discutere del processo. Durante il processo, festeggia il successo, identifica le aree di miglioramento e modifica le risorse necessarie per ottimizzare le prestazioni. Se gli obiettivi non vengono raggiunti, valuta se dovrebbero cambiare.
Sviluppa un piano di allenamento. Se il risultato del piano di gestione del programma risulta in un nuovo sistema o processo, è necessario sviluppare un programma formale per fornire formazione e risorse a tutti gli utenti e proprietari di sistemi. Il piano dovrebbe delineare programmi di formazione, comunicazione e gestione del cambiamento.
Suggerimenti
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• Identificare i parametri che attivano una revisione approfondita formale in termini di tempo, costi, persone o qualità dal piano di progetto approvato. • Il piano è una linea guida, non un insieme di regole. È importante fare deviazioni se sono giustificate. • Promuovere la comunicazione aperta. Ascolta il feedback di tutte le parti coinvolte nel processo; possono avere soluzioni più efficaci per implementare parte del piano.
avvertimento
• Diventa difficile ricordare chi dovrebbe fare ciò che secondo ogni versione del piano. La documentazione e la comunicazione scritta continua renderanno più facile la gestione. • Accrescere la responsabilità per garantire che il processo di implementazione non si stia arrestando. • Sii flessibile. Possono verificarsi modifiche non pianificate. Se lo fanno, valuta il loro impatto e apporta le modifiche di conseguenza. Rimanere consapevoli delle risorse assegnate.
