Come mantenere i record aziendali. La corretta gestione dei registri aziendali può essere fondamentale per il successo della vostra organizzazione. Segui questi passi.
Articoli di cui avrai bisogno
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Capire quali documenti aziendali sono
Tenere traccia chiara ed efficiente delle decisioni aziendali attraverso l'uso dei verbali delle riunioni e di altri appunti presi. I registri societari includono tutti i documenti importanti relativi alla tua azienda, dai contratti alle risoluzioni sulle assunzioni aziendali ai moduli di approvazione del leasing immobiliare.
Sappi che mantenere i documenti aziendali non è il compito che sembra essere quando stai iniziando una società. In futuro, farai riferimento a questi record per determinare gli obiettivi aziendali, l'input dei partner e persino per risolvere le controversie interne alla direzione e alla missione aziendale.
Registra tutte le principali decisioni aziendali. Se non sei sicuro, registralo. Con le moderne funzionalità di scansione e la gestione della carta fuori sede, è opportuno disporre di file spessi e corposi come record di riunioni aziendali. Un sommario completo farà risparmiare tempo in futuro quando saranno necessarie le informazioni.
Sapere quando registrare
Annota i verbali delle riunioni annuali degli azionisti e dei direttori, anche quando si svolgono durante una conference call o via Internet. Questi tendono ad essere meno formali degli incontri in-house, ma questo è spesso il luogo in cui le idee migliori vengono messe insieme.
Sappi che le risoluzioni, sia quelle tra partner o quelle decise dai dipendenti dell'azienda, sono forti quanto il documento su cui sono scritte. Gli accordi verbali hanno poco peso nelle impostazioni aziendali, motivo per cui la tenuta dei registri aziendali è così importante.
Suggerimenti
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Mantenere una guida di registri aziendali nell'ufficio aiuterà chiunque designato come detentore di record a formattare e indicizzare correttamente i minuti. Quando i documenti devono essere inviati fuori sede, conservare le copie in ufficio e in un luogo ignoto, fuori sede. Il tempo che passi a mantenere un libro di registri aziendali dipenderà in genere dalle dimensioni dell'azienda. Le grandi aziende potrebbero dover assumere un dipendente appositamente per gestire i record. Le piccole aziende riescono a cavarsela spesso con un'oretta circa alla settimana aggiornando i record.
avvertimento
Non pensare di non avere il tempo per registrare correttamente il processo decisionale aziendale. Mantenere un libro dei record aziendali ben indicizzato può farti risparmiare tempo e denaro e potrebbe salvarti di fronte a controversie legali in futuro. Un libro dei registri aziendali contiene informazioni riservate essenziali per la tua azienda. Non portarlo mai a casa o in altro modo rimuoverlo dal posto di lavoro. Tu non vuoi essere responsabile per la sua perdita.
