Quando entri in un negozio e acquisti un oggetto - che si tratti di una bottiglia di profumo, una moto o un pacchetto di gomme da masticare - sei diventato parte del ciclo delle entrate. Il ciclo delle entrate è un termine usato in contabilità e affari che descrive il viaggio di un prodotto o servizio dalle sue umili origini alla sua vendita. Il ciclo delle entrate inizia quando l'azienda consegna un prodotto o fornisce un servizio e termina quando il cliente effettua il pagamento completo.
È importante per tutti i contabili sapere qualcosa sul ciclo delle entrate perché è uno dei molti processi utilizzati in un sistema di contabilità efficace.I contabili che lavorano per un'azienda devono essere in grado di tenere traccia delle vendite e dei profitti. Un buon modo per raggiungere questo obiettivo è implementare un sistema che tiene traccia del ciclo delle entrate.
Le aziende che hanno un considerevole ritardo tra la vendita di un articolo e la ricevuta di pagamento trovano particolarmente utile il ciclo delle entrate. I cicli delle entrate variano in base al tipo di attività. Tuttavia, gli elementi essenziali rimangono gli stessi.
Cos'è un ciclo delle entrate
Servizi professionali: Le aziende o gli individui che forniscono servizi piuttosto che merci, come ad esempio società di legge o di contabilità, hanno diversi tipi di cicli di entrate. Questi tipi di professionisti spesso richiedono denaro in anticipo rispetto ai clienti come detentore e questo conservatore viene tenuto in un conto speciale. Quando l'azienda fornisce servizi, viene prelevato denaro da tale account. Gli avvocati a volte hanno un altro tipo di accordo in cui assumono un cliente con l'accordo che ricevono il pagamento da qualsiasi accordo vinto nella causa.
Compagnie manifatturiere: Il ciclo delle entrate di un'impresa manifatturiera inizia quando completa la produzione dei beni che intende vendere. Il prossimo passo è l'elaborazione dell'ordine e l'inventario pronto per la spedizione. Alcuni produttori hanno team di vendita che gestiscono questa parte del ciclo o hanno rivenditori regolari che forniscono beni. Dopo la consegna della merce, la società invia al cliente una fattura. Quando il cliente paga la fattura, il ciclo di entrate dell'azienda è completo.
Aziende sanitarie: Le aziende sanitarie hanno i cicli di entrate più complicati. I costi dei servizi di assistenza sanitaria sono molto alti, come sanno la maggior parte dei consumatori, ei pazienti usano l'assicurazione privata o l'assicurazione sponsorizzata dal governo per pagare gran parte della loro assistenza. Queste compagnie di assicurazione sono intermediari che protraggono e complicano il ciclo delle entrate. Le aziende sanitarie che accettano l'assicurazione devono conformarsi alle pratiche di fatturazione della compagnia assicurativa e tradurre le procedure da loro eseguite in un codice universale. Spesso, l'assicuratore non copre l'intero costo dei servizi, e ciò significa che l'operatore sanitario dovrà fatturare al paziente anche il costo totale. Il ciclo delle entrate è completo quando vengono ricevuti i pagamenti sia dal paziente che dall'assicurazione.
Sviluppo software: Le aziende di sviluppo software spesso creano cicli di entrate basati sul raggiungimento di determinati traguardi. Alcuni elementi del progetto vengono consegnati al cliente durante ogni fase del processo di sviluppo e il cliente invia all'azienda un pagamento per finanziare la fase successiva del processo. Il ciclo delle entrate è completo quando viene consegnato il progetto completo e il cliente effettua il pagamento finale.
Qual è il ciclo delle spese in Contabilità?
Un altro ciclo importante nella contabilità è il ciclo di spesa. Mentre il ciclo delle entrate segue il percorso di un articolo dalla consegna alla vendita, il ciclo di spesa riguarda esclusivamente gli acquisti effettuati da un'azienda.
Le aziende acquistano beni e servizi per operare in modo efficiente e raggiungere i propri obiettivi di business. L'acquisto è una funzione interna e gli acquisti effettivi hanno diversi obiettivi, tra cui la riduzione al minimo della spesa e il mantenimento della qualità. Il ciclo di spesa è ciò che governa la metodologia utilizzata da un'azienda per l'acquisto.
Un ciclo di spesa implica il processo ripetitivo di prima creazione di ordini di acquisto e ordini di beni e servizi, quindi ricezione di tali articoli, approvazione delle fatture e infine pagamento delle fatture. Un buon esempio del ciclo di spesa al lavoro è l'acquisto di forniture per ufficio, che è qualcosa di cui la maggior parte delle aziende ha bisogno. Il ciclo di spesa per le forniture d'ufficio inizia quando gli ordini di acquisto vengono creati in base alle esigenze dei dipendenti. Successivamente, tali forniture sono ordinate per telefono o online da un negozio di forniture per ufficio. L'ordine viene eseguito utilizzando un ordine di acquisto. Una volta consegnati gli articoli, la contabilità approverà la fattura per il pagamento e scriverà un assegno al fornitore.
Importanza dei cicli di spesa
Creare una procedura per i cicli di spesa della tua azienda è una buona idea, non importa quanto piccola sia la tua attività. Molti proprietari di piccole imprese non implementano un sistema per tracciare accuratamente gli acquisti. Senza un ciclo di spesa chiaramente definito, l'imprenditore o il manager deve approvare personalmente ogni acquisto, ogni fattura e ogni venditore. Oppure, se decidi di lasciare che i dipendenti facciano ciò che vogliono quando vogliono, le spese della tua azienda potrebbero aumentare in modo significativo. Acquisti duplicati e non necessari possono diventare comuni quando non è presente alcun sistema che registri gli acquisti.
Se si stabilisce un sistema per il ciclo di spesa della propria azienda, è possibile ridurre le frodi e il potenziale di frode. Mettere in atto un sistema ha dimostrato di ridurre significativamente l'opportunità di appropriazione indebita. I dipendenti non possono "pagare" venditori falsi o fraudolenti se il proprio sistema richiede che i fornitori siano pre-approvati o approvati prima di ordinare. Inoltre, se controlli i pagamenti, i dipendenti non possono scrivere assegni non autorizzati. Un ciclo di spesa scritto può davvero rafforzare l'infrastruttura contabile e finanziaria della tua azienda.
Cos'è un ciclo di produzione?
Il ciclo di produzione è un altro ciclo chiave nel mondo degli affari. Conosciuto anche come ciclo di vita del prodotto, il ciclo di produzione descrive il periodo durante il quale un prodotto viene sviluppato, immesso sul mercato e infine rimosso dal mercato. Ci sono quattro fasi del ciclo di produzione: introduzione, crescita, maturità e declino.
Mentre i cicli di entrate e spese sono importanti per i contabili, il ciclo di produzione è più utile per il reparto marketing. Aiuta il team di marketing della tua azienda a decidere quando è il momento giusto per fare pubblicità, ridurre i prezzi, esplorare nuovi mercati o creare nuovi packaging.
Il ciclo di produzione segue un percorso abbastanza standard. Innanzitutto, viene introdotta un'idea di prodotto, quindi inviata a ricerca e sviluppo per determinare la fattibilità del prodotto e la redditività potenziale. Successivamente, il prodotto viene prodotto, commercializzato e distribuito. Questa è chiamata la fase di crescita del prodotto. Se il nuovo prodotto ha successo, la produzione aumenterà fino a quando il prodotto non sarà ampiamente disponibile e matura. Questa è chiamata la fase di maturità del prodotto. Alla fine, la domanda per il prodotto diminuirà e molto probabilmente diventerà obsoleta, determinando la fase di declino. Capire il ciclo di vita di un prodotto è importante per un'azienda di successo.
Quando un prodotto inizia il suo ciclo di vita, potrebbe avere una concorrenza minima sul mercato. Quindi, se fa bene, i concorrenti possono iniziare a emulare il suo successo. Più successo diventa il prodotto, maggiore sarà il numero di concorrenti che dovrà affrontare. Ciò potrebbe far perdere quote di mercato al prodotto, determinandone infine il declino.
Il modo in cui un'azienda commercializza un prodotto dipende, in parte, dal suo stadio nel ciclo di produzione. Un prodotto nuovo di zecca, per esempio, deve essere spiegato ai consumatori. Un prodotto che è più avanti nel suo ciclo di vita dovrà essere differenziato dai suoi concorrenti.
Cos'è un libro paga completo?
Il periodo di tempo tra i libri paga è indicato come il ciclo del libro paga o il libro paga del ciclo completo. Le aziende variano nel loro periodo di tempo del libro paga, e ogni azienda deve decidere quale programma di gestione stipendi è meglio per la propria azienda e dipendenti. Spesso, ci sono diversi cicli di gestione stipendi all'interno di una singola azienda. I dipendenti esenti o stipendiati possono essere pagati una volta al mese, ad esempio, mentre i dipendenti orari possono essere pagati settimanalmente.
Il ciclo delle retribuzioni inizia con la decisione sulle retribuzioni dei nuovi dipendenti. La parte successiva del ciclo prevede la presenza e il cronometraggio. Alcuni dipendenti devono entrare e uscire per tenere un registro delle loro ore di lavoro. Gli altri sono pagati un importo fisso, indipendentemente dalle ore in cui sono stati inseriti. Il ciclo delle retribuzioni termina con il pagamento seguito dalla preparazione di rapporti governativi (fiscali) e interni. Le fasi del ciclo di pagamento comprendono la raccolta del tempo impiegato, il calcolo dei guadagni e delle deduzioni e la stampa di un assegno.
Se un datore di lavoro elabora le buste paga ogni settimana, ogni settimana viene considerato un nuovo ciclo di buste paga. Se un datore di lavoro elabora un pagamento una volta al mese, allora ogni mese è considerato l'inizio del nuovo ciclo di gestione stipendi. Il libro paga è in genere la maggiore spesa di un'azienda, ed è anche un fattore chiave per il morale dei dipendenti.
Negli Stati Uniti, i cicli di buste paga più comuni sono mensili, semestremiali (due volte al mese), bisettimanali (ogni due settimane) e settimanali. Un periodo minimo di paga è in genere richiesto dalla legge statale. I titolari di attività commerciali non sono mai limitati dal pagamento degli impiegati più frequentemente, ma è loro vietato pagare gli impiegati meno frequentemente di una volta al mese. Cicli di buste differenti hanno sia vantaggi che svantaggi.
Poiché i dipartimenti contabili eseguono rapporti mensili, i contabili in genere preferiscono periodi di retribuzione semimonthly. In questo modo, l'ultima busta paga del mese di solito coincide con la fine del mese. I dipendenti retribuiti bisettimanali ricevono anche due mesi bonus dell'anno che hanno tre periodi di paga anziché due.
Anche l'assistenza sanitaria, il pensionamento e altri benefici avvengono in genere su base mensile. Con cicli di pagamento semimonthly, queste detrazioni sono facili. Se paghi i tuoi dipendenti bisettimanali, diventa più complicato perché dovrai gestire le detrazioni in base al numero totale di periodi di paga annuali - 26 periodi di paga o 27 in alcuni anni.
Tuttavia, i dipendenti orari apprezzano i periodi di paga bisettimanale perché ricevono gli straordinari retribuiti, mentre gli impiegati non lo fanno.
Il ciclo di paga settimanale ha anche alcuni vantaggi, anche se non è un'opzione popolare per la maggior parte delle aziende al di fuori del commercio, come ad esempio la costruzione e l'impianto idraulico. Il costo è una grande ragione per cui ai proprietari di aziende non piace, e la maggior parte dei fornitori di libri paga si addebita ogni volta che viene eseguito il libro paga. Un altro svantaggio è che ogni volta che si esegue il libro paga, può sprecare un sacco di tempo per l'amministratore del libro paga, soprattutto se ci sono ratei di retribuzione e straordinari.
