Gestire i flussi di cassa è importante per qualsiasi azienda ed è fondamentale per le piccole imprese, dove ogni centesimo conta. Un sistema di informazione contabile può solo aiutare in questo processo, che coinvolge contanti, scorte e dettagli di vendita. Un sistema computerizzato può darti informazioni molto più velocemente di qualsiasi contabilità manuale, rendendolo uno strumento prezioso per gestire i livelli di cassa e di inventario.
I saldi
Riconoscere le vendite è il primo passo nel ciclo delle entrate. Il sistema contabile riconosce una vendita come un aumento delle entrate insieme ad un aumento in contanti o un credito. Nelle ditte di vendita al dettaglio, anche le scorte devono essere ridotte: questo tipo di transazione viene elaborata automaticamente utilizzando un sistema computerizzato. Molte aziende adottano un software per il punto vendita, che consente la scansione degli articoli e il trasferimento dei dati a un sistema contabile in tempo reale, un importante vantaggio nella gestione di cassa e scorte.
pagamenti
I pagamenti, attentamente monitorati dalla direzione, aumentano i flussi di cassa. A seconda del tipo di attività, i pagamenti possono essere sotto forma di assegni, carte di credito, contanti, bonifici e trasferimenti di fondi. Queste transazioni vengono acquisite nel sistema di contabilità tramite registrazioni a giornale manuali o interfacce di altri sistemi. Alcune società hanno moduli di crediti speciali che riconoscono non solo i dati contabili, ma anche i dettagli di vendite, termini, contatti e altre informazioni. Quando viene ricevuto un pagamento, il contabile inserisce le informazioni di pagamento nel modulo, che scorre nella contabilità generale.
spedizione
La spedizione è una parte vitale del ciclo delle entrate. Nei sistemi integrati, le attività di spedizione si riflettono nella contabilità generale, principalmente nell'area dell'inventario. Il sistema registra tutte le transazioni appropriate dietro le quinte, in modo che i dipendenti che lavorano nel magazzino non debbano conoscere la contabilità per svolgere correttamente questa attività. La funzione di spedizione è composta da due parti: il prelievo di un articolo dall'inventario e dalla spedizione. I codici a barre vengono spesso utilizzati per accelerare questo processo, documentando e riducendo gli account di inventario.
Rapporti
Un sistema di informazioni contabili può generare report utilizzati dalla direzione per prendere decisioni su questioni finanziarie. Alcuni rapporti comuni sono rapporti a livello di inventario, analisi delle tendenze e rapporti sull'invecchiamento dei crediti, che indicano a un manager chi sono i debitori, quanto devono e per quanto tempo. In realtà, il Wisconsin richiede rapporti di invecchiamento da parte di alcuni dipartimenti governativi su base trimestrale per monitorare i flussi di cassa. Senza un sistema informatico, sarebbe molto difficile produrre questi rapporti dettagliati in modo tempestivo ed efficiente.
