I memo del libro paga forniscono informazioni ai dipendenti sui nuovi cambiamenti nelle politiche aziendali e ricordano ai dipendenti la politica corrente. Ad esempio, se i dipendenti dimenticano abitualmente di firmare i loro cartellini orari, un breve promemoria può ricordare loro il requisito. Se, a causa di una vacanza, i controlli saranno disponibili un giorno prima, è possibile utilizzare un memo per informare i dipendenti. Invia solo memo al personale necessario. Il dipartimento buste paga dovrebbe includere promemoria del libro paga con buste paga dei dipendenti o dichiarazioni di guadagni per garantire che i dipendenti ricevano il memo.
Scrivi l'intestazione Includere la data, i destinatari, e il soggetto. Ad esempio: 12/01/2020 A: Tutti i dipendenti Da: Dipartimento paghe Oggetto: Pagamento anticipato
Scrivi il corpo del memo; questa è la tua ragione per scrivere il memo. Ad esempio, "A causa delle vacanze di Natale, i controlli del libro paga saranno disponibili il 23." Single-space i tuoi paragrafi e, se il tuo memo ha più di uno, doppio spazio dopo ogni paragrafo.
Scrivi la tua chiusura. Anche se non è necessario essere formali come in una lettera commerciale, includere una dichiarazione di chiusura e il nome del proprio dipartimento. Ad esempio, "Se avete domande, si prega di contattare il dipartimento buste paga. Grazie." Includi un numero di telefono se il tuo reparto ha una propria estensione.
Suggerimenti
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Tieni presente che quando invii un promemoria a tutti i dipendenti che ricordano loro la politica aziendale, alcuni dipendenti eseguono correttamente l'azione, quindi non vuoi pronunciare il memo in modo duro. Ad esempio, "Solo un rapido promemoria della politica aziendale che i dipendenti devono firmare i loro cartellini orari. Grazie!" Le notifiche dei cambiamenti delle policy dovrebbero essere semplici e mirate, ma fornire le informazioni di contatto per eventuali domande. Ad esempio, "A partire dal 28 febbraio 2012, i dipendenti devono restituire i loro rimborsi settimanalmente. Se hai qualche domanda, contatta Susie all'estensione 210. Grazie." Se si invia una copia del promemoria ad un'altra persona come il proprietario dell'azienda, includere una riga CC sotto l'oggetto per il nome della persona. Texas A & M University consiglia di utilizzare sottotitoli per memo più lunghi di tre paragrafi. Usa la carta intestata dell'azienda sui tuoi appunti per aiutare il lettore a sapere che si tratta di un promemoria ufficiale. Ricevi l'approvazione dal tuo responsabile di reparto o dal proprietario dell'azienda prima di inviare promemoria.
avvertimento
I memo scritti con caratteri insoliti possono essere difficili da leggere e dall'aspetto poco professionale. Usa un font standard e allinea il testo al margine sinistro per una leggibilità più semplice.Anche se il memo è un reclamo, fai attenzione alle parole che scegli quando scrivi. Mantieni la tua professionalità in ogni momento.
