Gli impiegati contabili gestiscono un sacco di scartoffie e senza un sistema di archiviazione, l'ufficio può rapidamente diventare un disastro. È frequente che i dipartimenti contabili abbiano molti schedari, compresi quelli bloccati, per salvaguardare i salari e altre informazioni riservate. L'accesso a file e dati finanziari dovrebbe essere limitato - gli uffici non dovrebbero essere situati in spazi pubblici. L'implementazione di un sistema di archiviazione nell'ufficio contabilità pone alcune sfide, ma può essere fatto con successo e aumentare l'efficienza del dipartimento.
Imposta due tipi di file. Uno schedario o un cassetto è per i file giornalieri, che di solito vengono archiviati dopo la fine dell'anno. Questi file includono la maggior parte delle voci di spesa e reddito. Il secondo tipo di file riguarda l'archiviazione di articoli permanenti oa lungo termine che devono essere accessibili nel tempo. Esempi potrebbero essere i file per le politiche e le procedure, i contratti, le immobilizzazioni, le polizze assicurative e altra documentazione che non può essere rimossa dopo la fine dell'anno.
Documentazione file per tipo. Le spese sono archiviate separatamente dal libro paga e da altre aree di contabilità. Non mescolare e abbinare. Se alcune transazioni appartengono a più di un'area, come spese e beni fissi, fare copie dei documenti e mettere la documentazione su entrambi i file. Le spese possono essere archiviate in ordine alfabetico, in base ai nomi dei fornitori, mentre i file di cespiti possono essere classificati in base alle date di acquisto. A seconda della propria attività, il backup del reddito viene archiviato per data di ricevimento o data di deposito per facilitare riconciliazioni bancarie in seguito.
Usa colori diversi con i tuoi file. Ad esempio, puoi archiviare tutte le tue spese in cartelle rosse, entrate in verde e contratti in cartelle gialle. Se stai cercando un elemento di reddito, vai dritto per le cartelle verdi, risparmiando tempo ed energia. Se vedi un file rosso in giro, puoi spostarlo nello schedario corretto senza problemi o ritardi. La coordinazione del colore facilita la catalogazione.
Suggerimenti
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Stabilisci un file caldo in cui inserisci elementi che richiedono l'attenzione immediata e tienili sulla scrivania.
