Le lettere commerciali vengono utilizzate per la comunicazione formale in aziende e organizzazioni. A differenza della corrispondenza casuale scritta con familiari e parenti stretti, le lettere commerciali hanno lo scopo di trasmettere informazioni sinteticamente e professionalmente al destinatario. In genere, la corrispondenza commerciale include un'introduzione, un corpo e una conclusione. Le differenze tra i formati delle due lettere si possono trovare anche in termini di punteggiatura, lunghezza, tono e stile di scrittura. Inoltre, le lettere commerciali richiedono in genere un invito all'azione o una risposta dopo aver ricevuto la lettera.
Articoli di cui avrai bisogno
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Software di elaborazione testi
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Carta intestata
Inizia con la compagnia di base o la carta intestata formale. Assicurati che il tuo indirizzo sia incluso nella parte superiore, insieme ai tuoi dati di contatto e al logo dell'azienda, se applicabile.
Scrivi la data. Posiziona l'indirizzo del destinatario due righe sotto la data, sopra il saluto. Includi nome, titolo formale, nome dell'azienda e indirizzo dell'ufficio.
Digita il saluto due righe sotto l'indirizzo del destinatario. Indirizza il destinatario utilizzando "Gentile", seguito dal titolo e dal cognome dell'individuo. Ricorda di aggiungere due punti anziché una virgola dopo il cognome. Utilizzare "A chi può interessare" o "Gentile Signore / a" se non si conosce il nome o il sesso del destinatario.
Inizia il tuo paragrafo introduttivo dopo il saluto. Parla del motivo per cui stai scrivendo la lettera commerciale e cosa vorresti richiedere al destinatario. Indica la tua posizione se presenti un argomento. Eventi di riferimento, riunioni o individui familiari o rilevanti per il lettore.
Elaborare lo scopo o l'argomento principale della tua lettera nel corpo. Fornisci esempi a supporto del tuo argomento, richiesta o proposta. Fornire dettagli sulle caratteristiche e i vantaggi del prodotto, nonché le testimonianze dei clienti in caso di vendita a un cliente o potenziale cliente.
Segui il corpo con la tua conclusione. Conferma la tua richiesta o posizione iniziale. Ringrazia il lettore per il suo tempo e la sua considerazione e dille come può contattarti per ulteriori domande o informazioni.
Termina con una chiusura ravvicinata di due righe dall'ultima frase del corpo. Assegna quattro spazi per la firma e il nome stampato.
Suggerimenti
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Sebbene facoltativo, puoi notare lo scopo della lettera all'inizio includendo una riga dell'oggetto prima del saluto. È anche comune aggiungere una linea di attenzione per indicare chiaramente il destinatario previsto.
Scrivi frasi brevi e brevi. Tieni presente che i lettori potrebbero sfogliare piuttosto che leggere ogni parola nella tua lettera. Testo in grassetto che ritieni importante per il lettore. Per le lettere più lunghe di una pagina, prendi in considerazione il raggruppamento di paragrafi sotto intestazioni o l'organizzazione di contenuti utilizzando elenchi puntati e numeri.
