Quando un'indagine interna conduce a un'azione disciplinare o legale, dovrai scrivere un rapporto di indagine per supportare il tuo caso. Presentare i risultati in modo chiaro e fattuale può creare un record indiscutibile, mentre un rapporto scritto male può potenzialmente indebolire il tuo caso. Ogni imprenditore deve sapere cosa includere in un rapporto di indagine e quale formato dovrebbe prendere.
Le basi
Un rapporto di indagine funziona per fornire fatti e talvolta formulare raccomandazioni basate sui fatti e sulla natura delle accuse. La concisione e l'obiettività sono vitali quanto l'informazione accurata è quella di stabilire credibilità. Un rapporto formale in stile contorno scritto in prima persona aggiunge anche credibilità. Per lunghi report, un sommario e pagine numerate possono semplificare l'individuazione di informazioni specifiche. Includere una copertina, anche per un breve report, è importante per la privacy delle informazioni.
Sezioni di apertura
La prima sezione del rapporto dovrebbe includere informazioni di base, come i nomi dei mittenti e dei destinatari e una riga di argomento che identifica l'oggetto dell'indagine. Nella seconda sezione, identificare il denunciante, descrivere le accuse o le accuse, specificare la data di inizio e di fine della richiesta e identificare le fonti di informazioni e prove utilizzate per condurre l'indagine o compilare il rapporto. Gli elenchi puntati sono utili per facilitare la lettura delle informazioni in questa sezione.
Fatti e risultati investigativi
Presenti risultati di fatto in un elenco puntato, in paragrafi narrativi o in una combinazione di entrambi. I risultati dovrebbero descrivere ogni fase dell'indagine in ordine cronologico e includere date e orari ogni volta che è possibile. Sebbene sia possibile incorporare elementi di prova nella sezione dei risultati, fare riferimento e quindi aggiungere prove come elementi alla fine del report è spesso una scelta migliore, poiché non interrompe il flusso del report. Ciò include testimonianze, fotografie, e-mail video, documenti e file scansionati.
Conclusione
Terminare la relazione con uno o più paragrafi narrativi in cui riepiloghi l'indagine e, se appropriato, consiglia come andare avanti. Una sintesi dovrebbe includere una dichiarazione delle violazioni e fornire informazioni sufficienti che il lettore capisca che cosa ha motivato l'indagine senza leggere l'intero rapporto. Le raccomandazioni dovrebbero essere misure attuabili che corrispondano alla gravità delle accuse, alle prove presentate, alle implicazioni legali e al codice di condotta o alla politica di comportamento dei dipendenti.
