I responsabili della sicurezza hanno bisogno di un insieme stabilito di politiche e procedure per guidarli nelle loro azioni. Questo insieme di procedure dovrebbe essere in ogni posto stabilito per riferimento e dovrebbe essere richiesto di leggere. Questi protocolli sono forniti in addestramento e riconosciuti dall'ufficiale. La deviazione da questi protocolli stabiliti apre la porta alla responsabilità e al contenzioso per tutti i soggetti coinvolti.
Significato
Il significato dei protocolli stabiliti in vigore per i funzionari di sicurezza è di primaria importanza. Senza una politica stabilita per gli agenti di ripiegare su, questo lascia troppo spazio agli agenti per "inventare mentre vanno avanti" - spesso ignorando le leggi locali e i mandati o le migliori pratiche volte a limitare la responsabilità.
Tipi di protocolli
Sono disponibili tre tipi di protocolli per i responsabili della sicurezza: manuali di norme e procedure, ordini postali e registri di trasferimento. Ciascuno di questi protocolli si rivolge a diversi livelli dell'organizzazione a cascata giù dall'intera azienda, fino al singolo sito e infine ai post specifici su ciascun sito.
Politica generale e procedure
Il genitore dei protocolli del responsabile della sicurezza è la politica e il manuale delle procedure. Questo manuale delinea le aspettative e le linee guida di base per i responsabili della sicurezza che sono a livello aziendale. È preparato secondo le migliori pratiche e tipicamente rivisto da un team o società di risorse umane, nonché da un esperto in diritto del lavoro. Questo manuale è introdotto nella formazione, i suoi principi spiegati in termini semplici e il suo contenuto riconosciuto e tracciato.
Ordini postali
Quando l'agente di sicurezza raggiunge il suo posto di lavoro, incontra un post molto specifico che richiede protocolli molto specifici. Il metodo affrontato con la responsabilità è attraverso il concetto di ordine postale. Questi ordini scritti, correttamente implementati e rivisti dall'elemento di gestione, delineano esattamente il "cosa, quando, dove e come" il posto è presidiato con la minore ambiguità possibile. Quando assume il posto per la prima volta, l'ufficiale di sicurezza deve leggere gli ordini e verificare le modifiche per assicurarsi che sia conforme agli ordini.
Registri pass-down
Il registro pass-down è un protocollo importante in cui vengono conservate le informazioni "in tempo reale" più aggiornate. È una sorta di catch-all per qualsiasi problema che è rilevante per un funzionario in entrata che non è contemplato nel manuale delle politiche e delle procedure generiche o in specifici ordini postali. Ad esempio, se al posto viene notificato che "il camion di cemento rosso con targa 12345 deve essere ammesso solo con un pass di martedì", queste informazioni sono registrate nel registro di trasferimento. Ciò consente di modificare momentaneamente gli ordini postali per questa eccezione.
Lunghezza dei protocolli
Il protocollo per i funzionari di sicurezza, sia che si tratti di ordini postali o politiche e procedure, deve essere sufficientemente lungo e approfondito da fornire indicazioni generali per la maggior parte degli scenari. Tuttavia, la cura viene utilizzata per evitare la creazione di documenti inutilmente lunghi e specifici. Protocolli troppo scomodi o addirittura contraddittori che rischiano di confondere gli ufficiali che spesso si trovano molto lontani da quelli che hanno scritto gli ordini.
