Un piano di pagamento pre-approvato, altrimenti noto come PAPP, offre convenienza ai clienti e al reparto di fatturazione. Autorizzando la tua azienda a trasferire una determinata quantità di fondi da un conto corrente o da un conto di risparmio in una data predeterminata, i tuoi clienti non devono affrontare il problema di effettuare pagamenti periodici. Allo stesso modo, l'accordo libera il reparto di fatturazione dall'emissione di fatture e dall'elaborazione di alcuni pagamenti. Poiché è necessaria l'autorizzazione scritta per accedere a un account detenuto da un altro cliente, è necessario proteggere l'accesso all'account per iscritto utilizzando un modulo PAPP.
Raccogli le informazioni di base del cliente. Formattare le sezioni nel modulo per consentire ai clienti di inserire il proprio nome, numero di telefono dell'azienda e indirizzo di fatturazione sul modulo PAPP. Includi un campo per tutte le informazioni sui clienti che il tuo dipartimento di fatturazione conserva per ogni cliente.
Raccogliere informazioni sul conto corrente da cui il cliente autorizza il pagamento. Raccogli il nome e l'indirizzo della banca locale, il suo numero di routing - il primo numero di nove cifre situato nell'angolo in basso a sinistra di un assegno - e il numero del conto bancario - la serie di numeri che seguono il numero di routing. Le banche escogitano i propri sistemi di numerazione dei conti, quindi possono essere di qualsiasi lunghezza.
Raccogliere un assegno annullato dal cliente per confermare le informazioni sul conto corrente.
Fornire una dichiarazione scritta che autorizza la società a effettuare prelievi dall'account specificato secondo necessità. Se la data di fatturazione e l'importo fatturato rimangono costanti, lasciare gli spazi vuoti per il cliente o l'agenzia di fatturazione per il completamento. Una frase di esempio dovrebbe leggere: "Autorizzo (nome della società) ad addebitare il mio account per $ ** _ sul** _ di ogni mese. Dichiaro di avere l'autorità per autorizzare addebiti dall'account sopra elencato e di accettare i termini e le condizioni presentati da questo accordo."
Fornire uno spazio per consentire ai clienti di firmare e datare la dichiarazione per autorizzare il proprio account.
Includere tutti i termini e le condizioni che potrebbero essere necessari in una sezione "Termini e condizioni". Questi articoli possono includere disposizioni che impongono al cliente di assumersi la responsabilità per eventuali spese restituite o negate e di fornire una notifica di modifica dei dettagli del conto una settimana prima della data di fatturazione, nonché di fornire disposizioni per la vostra azienda o il cliente per annullare l'accordo con avviso scritto.
avvertimento
Mentre dovresti conservare la copia originale dell'accordo PAPP, dovrebbe essere conservata in un luogo sicuro al fine di mantenere le informazioni finanziarie dei tuoi clienti al sicuro da coloro che non dispongono dell'autorizzazione per utilizzarle.
