Sebbene la comunicazione scritta abbia diversi ovvi vantaggi rispetto alla comunicazione orale, come l'ambiguità di significato, la facile replica e la permanenza, la comunicazione scritta non è sempre la scelta migliore per le comunicazioni aziendali, accademiche o personali. Comprendere gli svantaggi della comunicazione scritta ti consente di determinare la migliore modalità di comunicazione per qualsiasi situazione.
impersonalità
La comunicazione scritta è meno personale della comunicazione orale, rendendola meno ideale per i messaggi emotivi. Ad esempio, molte persone ritengono che importanti notizie, come licenziare, ottenere una promozione, porre fine a una relazione o proporre un matrimonio debbano essere comunicate di persona. Comunicare attraverso la scrittura o l'e-mail è anche meno efficace della comunicazione di persona nella costruzione di relazioni personali.
Possibilità di problemi di comunicazione
La comunicazione scritta non include sfumature di tono di voce o espressione facciale, il che rende più probabile l'incomunicabilità. L'umorismo e il sarcasmo sono particolarmente difficili da trasmettere nella comunicazione scritta e possono essere interpretati come insulti. Questo costringe le persone a scrivere in un tono più formale e serio, contribuendo alla natura impersonale della comunicazione scritta.
Mancanza di feedback istantaneo
Generalmente la comunicazione orale genera un feedback verbale e non verbale istantaneo, che spesso informa le successive osservazioni del relatore. La comunicazione scritta manca di questo elemento importante, e anche con alcune forme di comunicazione digitale come messaggi di testo o messaggi istantanei, le risposte scritte sono prive della spontaneità della comunicazione orale. La comunicazione scritta non può essere immediatamente adattata per soddisfare le esigenze del pubblico, chiarire una domanda o rispondere a una confutazione. Inoltre, se si verificano problemi di comunicazione, lo scrittore potrebbe non scoprirlo in tempo per correggerlo.
Costo, materiali e stoccaggio
La comunicazione scritta spesso richiede più tempo della comunicazione orale, quindi potrebbe essere più costosa per le aziende. Inoltre, le copie cartacee delle comunicazioni scritte richiedono stampanti, inchiostro e carta e occupano anche spazio di archiviazione.In molti casi, anche le comunicazioni elettroniche devono essere archiviate, sebbene il costo di tale memorizzazione in termini di spazio e costi sia di gran lunga inferiore rispetto all'archiviazione su carta. Che si tratti di materiale cartaceo o elettronico, il materiale conservato può essere inavvertitamente perso o distrutto.
Responsabilità
La permanenza della comunicazione scritta può creare un problema di responsabilità. Ad esempio, mentre le osservazioni pronunciate vengono facilmente dimenticate, e-mail, promemoria e altri documenti possono essere utilizzati come prova in tribunale, anche anni dopo che sono stati scritti. Inoltre, la facile replica della comunicazione scritta lo rende più rischioso; mentre una barzelletta off-color può offendere alcune persone, ad esempio, un'e-mail inappropriata può essere immediatamente inoltrata a migliaia di destinatari.
