Scrivere in formato business è diverso dagli altri tipi di scrittura. Le linee guida sono più rigide e lo stile in cui scrivi è solitamente predeterminato. L'obiettivo quando si scrive in stile business è sempre quello di apparire professionale. Gran parte della scrittura che farai sarà per clienti esistenti, potenziali, colleghi di lavoro o superiori. Alcuni di questi documenti possono influenzare il rendimento di te o della tua azienda, quindi seguire le linee guida è essenziale.
Usa il blocco, il blocco modificato o il formato semi-blocco quando scrivi una lettera commerciale. Il formato di blocco è più comunemente usato. In questo formato tutto è lasciato giustificato e con interlinea singola, con l'eccezione di un doppio spazio tra i paragrafi.
Scrivi il tuo documento per il pubblico. Concentrati sui loro bisogni e interessi al posto tuo. Pensa a ciò che i lettori devono sapere e determina il modo appropriato per trasmettere le informazioni a quei lettori specifici.
Usa un tono formale quando scrivi a superiori o clienti. Utilizzare solo un tono informale per promemoria o e-mail ai colleghi di lavoro.
Accentua le informazioni positive e concentrati sui vantaggi per il lettore. Questo è particolarmente importante quando si scrive una lettera che contiene un messaggio negativo.
Scrivi in modo chiaro e conciso. È possibile farlo mantenendo i paragrafi brevi, affermando informazioni importanti all'inizio del documento e dei paragrafi e utilizzando gli elenchi quando possibile. Questo aiuta i tuoi lettori, che di solito sono premuti per tempo, a trovare le informazioni importanti anche se scremano solo il documento.
Correggi il tuo documento per assicurarti che sia privo di errori di ortografia, grammatica e punteggiatura. Qualsiasi errore nella tua scrittura può farti sembrare poco professionale o negligente.
Suggerimenti
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In generale è corretto usare le parole "io" e "tu" in un documento commerciale. Tuttavia, fai attenzione quando usi la parola "noi", perché questo trasforma le tue parole in una riflessione sull'intera compagnia.
Usa sempre i due punti, non una virgola, dopo il saluto in una lettera commerciale.
