Gli eventi di raccolta fondi spaziano da piccoli social e galà a tema agli eventi pubblici. Secondo P. Burke Keegan, autore di "Fundraising for Nonprofits", prima di pianificare un evento, devi essere in grado di identificare il 50% dei partecipanti per un piccolo incontro privato. Per una stravaganza, il 35 percento lo farà, dice. Sebbene un annuncio sul giornale attiri tutti gli spettatori a un evento pubblico nel parco, gli eventi che richiedono un alto impegno finanziario o una lista di ospiti limitata richiedono un invito personale per assicurare la partecipazione a questo gruppo principale.
Scegli il formato. Prenota dettagliate lettere multipagina per potenziali sponsor di eventi o per giudicare i principali donatori. Per la lista degli ospiti, la presenza della persona o della coppia nell'evento rimane l'obiettivo principale. Seleziona una scheda singola o stampata per gli eventi più formali. Per gli eventi di abbigliamento casual, è sufficiente una lettera stampata.
Apri l'invito con un saluto o un annuncio di inclusione. Per una lettera, indirizzare l'invito utilizzando il titolo sociale dell'individuo, come Dr., Mr., Ms. o Miss. Estendere l'invito per conto dell'organizzazione. Se l'invito non è personalizzato, rinunciare all'individuo per nome e iniziare con il messaggio dell'organizzazione. Ad esempio, "The Widget Collector's Foundation ti invita cordialmente a partecipare a Gala Under the Stars".
Elaborare i dettagli dell'evento. Definisci il formato e lo scopo dell'evento, ad esempio: "Una cena formale con proventi a beneficio del Programma Outreach della WCF". Attira il destinatario con la notizia di una celebrità che assiste come maestro di cerimonie o un oratore principale.
Includere l'ora, la data e il luogo. Richiedere ai partecipanti di rispondere a un particolare volontario o impiegato di beneficenza o specifico indirizzo email.
Elencare la quota di iscrizione. Indicare se è valutato per individuo, partito, tavolo o squadra. Annuncia eventuali sconti valutati per l'acquisto di biglietti avanzati.
Aggiungi il numero principale della sede in modo che i partecipanti persi possano chiarire le indicazioni sul giorno dell'evento. Chiarire lo scopo del numero. Ad esempio, scrivi "Solo per indicazioni stradali". In alternativa, stampa una piccola mappa sul retro di una lettera o includi una piccola mappa inserita in un biglietto d'invito.
Chiudi con un gancio. Invito al raduno a partecipare con un ultimo appello. Ricorda loro perché l'evento è importante. Ad esempio, "Salviamo insieme i cani a Orange County".
