Indipendentemente dal settore in cui ti trovi o dal tipo di lavoro che svolgi, è inevitabile che a un certo punto tu debba partecipare a un incontro di lavoro. Alcuni luoghi di lavoro, in particolare quelli in ufficio, hanno diversi incontri al giorno, mentre altri possono averli solo una volta ogni poche settimane. Indipendentemente da ciò, è importante essere consapevoli di quali tipi di argomenti sono discussi nelle riunioni sul posto di lavoro, come deve essere condotta una riunione efficace e quali regole di etichetta seguire durante una riunione. Se si è incaricati della gestione di una riunione, potrebbe essere necessario venire con i rompighiaccio per i partecipanti o per prendere appunti o minuti durante la riunione.
Che cos'è un incontro di lavoro?
In sostanza, un incontro di lavoro è un incontro di due o più persone per discutere idee, obiettivi e obiettivi che riguardano il posto di lavoro. Gli incontri di lavoro possono essere condotti di persona in un ufficio o in un altro luogo, o anche per telefono e per videoconferenza. Le riunioni si svolgono con dipendenti, dirigenti, dirigenti, clienti, potenziali clienti, fornitori e partner e chiunque altro sia legato all'organizzazione. Nella maggior parte dei casi, una riunione deve aver luogo quando il problema in questione è qualcosa che non può essere correttamente comunicato per telefono o via e-mail e richiede l'interazione faccia a faccia con una o più persone.
Lo scopo di un incontro di lavoro è spesso quello di prendere decisioni importanti riguardanti l'organizzazione. Sia che si tratti di decidere su una questione dipartimentale, come ad esempio come far crescere il budget di marketing, o una questione organizzativa più ampia, come quante persone licenziare durante un periodo di transizione, un incontro aiuta a comunicare chiaramente le idee. Parlando di persona con importanti parti interessate, è più facile ottenere informazioni importanti in modo efficace al fine di raggiungere la decisione in questione.
Un altro obiettivo comune per le riunioni include la realizzazione di annunci importanti. Questi possono riguardare cambiamenti organizzativi, piani operativi o un cambiamento nella direzione dell'azienda. Spesso, gli incontri si tengono quando i dirigenti senior si uniscono o lasciano la squadra o quando la compagnia festeggia una pietra miliare o successo. Questo tipo di riunioni può lavorare per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e l'armonia organizzativa.
Le riunioni di lavoro aiutano anche a risolvere i conflitti e a risolvere problemi complessi. Il conflitto può essere un evento comune sul posto di lavoro, con molte personalità diverse che lavorano insieme in una squadra. Mentre alcuni conflitti sono salutari e possono favorire la crescita, possono anche essere indesiderabili e richiedere una rapida risoluzione. Organizzare una riunione può aiutare le parti in disaccordo a raggiungere una comprensione. Problemi più grandi che coinvolgono più parti interessate hanno maggiori possibilità di essere risolti in una riunione di lavoro quando le persone importanti in questione si trovano tutte nello stesso posto e lavorano per lo stesso obiettivo.
Anche la revisione della società o dei progressi del progetto è un obiettivo comune degli incontri di lavoro. Qui, l'organizzazione tiene traccia di come la squadra sta facendo su un particolare progetto o di come l'azienda sta andando nel suo complesso rispetto agli obiettivi di entrate pianificate. Avendo frequenti riunioni di check-in sui progressi, le organizzazioni assicurano che tutte le parti interessate siano a conoscenza dello stato di importanti risultati.
Come eseguire riunioni d'affari efficaci
Mentre le riunioni di lavoro aiutano le organizzazioni a prendere decisioni e a risolvere problemi complessi, a volte possono essere un uso inefficace del tempo se non vengono eseguite correttamente. Quando le persone arrivano alle riunioni impreparate, non prestano attenzione e non seguono gli elementi di azione, possono essere viste come una perdita di tempo. Al fine di garantire che il tempo sia utilizzato in modo efficace, sia l'organizzatore che i partecipanti alle riunioni di lavoro devono essere attivamente coinvolti. Se stai organizzando la riunione, prepara un ordine del giorno della riunione, delineando esattamente ciò che verrà trattato. Se ci sono elementi che i partecipanti dovrebbero preparare, assicurati di avere abbastanza tempo per farlo. Alcuni incontri si svolgono regolarmente, come i punti di contatto settimanali della squadra. Per questo tipo di riunioni, creare un modello per l'agenda e compilare articoli unici ogni settimana.
Esaminare attentamente l'elenco dei partecipanti e invitare alla riunione solo i principali soggetti interessati. Se qualcuno che ha bisogno di essere presente alla riunione non può partecipare, potrebbe essere necessario riprogrammare per accoglierli. In caso contrario, la gestione di un incontro con uno stakeholder mancante richiesto per il processo decisionale può rivelarsi inefficace.
Il tempo è prezioso ed è importante rispettare il fatto che le persone che frequentano il tuo incontro stiano prendendo il tempo per farlo. Di conseguenza, è fondamentale garantire che l'incontro inizi e termini in tempo. Quando si prepara l'ordine del giorno, decidere quanto tempo è necessario spendere per ciascun articolo ed eseguire la riunione entro l'orologio. Se ritieni che l'incontro stia andando fuori strada, regnalo chiedendo alle persone di attenersi agli argomenti all'ordine del giorno. Se sorgono altri problemi importanti, preparali per ulteriori discussioni in un altro punto.
Al fine di garantire che nessun elemento importante allevato nel tuo incontro fosse mancato, prendi nota, anche chiamata minuti. Puoi scrivere o digitarli da solo durante la riunione o assegnare a qualcun altro alla riunione la possibilità di prendere gli appunti per te. In questo modo sarai in grado di concentrarti sulla discussione. Dopo l'incontro, assicurati di rivedere le note, aggiungere eventuali articoli mancanti e inviarli agli stakeholder importanti. Avere una registrazione scritta di quanto discusso nell'incontro può essere utile se sorgono problemi in futuro.
Dopo che la riunione di lavoro è finita, assicurati di seguire tutti gli elementi di azione che sono stati decisi. Potrebbe essere necessario inviare promemoria ai colleghi o toccare con loro la base per assicurarsi che abbiano completato le loro attività.Se ci sono problemi in sospeso che non sono stati completati entro la scadenza, potrebbe essere necessario avere una discussione aggiuntiva con quella persona.
Business Meeting rompighiaccio
Alcuni incontri di lavoro, in particolare quelli in cui i partecipanti non si conoscono molto bene, necessitano di rompighiaccio. Domande divertenti o brevi attività di team building possono aiutare ad alleviare le tensioni e mettere tutti a parità di condizioni. Uno dei modi più semplici per rompere il ghiaccio in una riunione è quello di fare una domanda che rivela una stranezza unica o interessante su ciascuna persona. Le risposte a questo tipo di domande aiutano le persone a relazionarsi l'una con l'altra. Alcuni esempi includono:
- Se tu fossi un animale, quale saresti e perché?
- Dov'è il posto più interessante che sei stato?
- Se potessi incontrare qualche personaggio storico, chi sarebbe e perché?
Le domande sul rompighiaccio non devono affrontare l'argomento dell'incontro. Sono progettati per far parlare e ascoltare le persone. Un altro grande rompighiaccio riunione coinvolge ogni partecipante che racconta due verità e una bugia, e il resto dei partecipanti deve indovinare quale elemento è la bugia. Questo è un ottimo modo per conoscere le persone all'incontro. I rompighiaccio possono anche venire sotto forma di attività di gruppo. Ad esempio, chiedi alla gente dell'incontro di trovare qualcuno alla riunione che abbia qualcosa in comune con loro, come un animale domestico o una marca di auto. Questo costringe le persone a lasciare i loro posti e parlare con gli altri con cui generalmente non parlano.
Alcune attività di rompighiaccio richiedono un po 'di preparazione da parte dell'organizzatore della riunione. Un'attività include scrivere il nome di celebrità su piccoli pezzi di carta e attaccare un nome sul retro di ciascun partecipante. In questo gioco, ogni partecipante deve fare domande si o no sulla persona il cui nome è sulla schiena, cercando di indovinare chi è.
Etichetta delle riunioni di lavoro
Mentre la cultura della tua organizzazione ti informa su come dovresti comportarti negli incontri di lavoro, ci sono alcuni aspetti del rispetto dell'etichetta che sono universali. Uno dei modi migliori per partecipare a una riunione è quello di essere preparati. Ciò significa sapere quali sono all'ordine del giorno e aver fatto la preparazione o la ricerca per andare avanti con gli articoli di cui sei responsabile. Ad esempio, se un elemento dell'ordine del giorno prevede la discussione di un piano di marketing su cui stai lavorando, è importante andare all'incontro con le note del piano in mano, pronte a discuterle in dettaglio. È altrettanto importante arrivare in orario.
Concentrarsi sull'incontro invece che sullo smartphone o sul laptop è un altro modo per dimostrare la propria professionalità, quindi spegnere il telefono e chiudere il portatile durante la riunione. Se è necessario accedere a qualsiasi file sul portatile per la riunione, accertarsi di disattivare la posta elettronica in modo da non essere distratti dai messaggi in arrivo. Ricorda che l'incontro richiede la tua attenzione e dividendolo tra il telefono o il laptop non si tradurrà in una discussione efficace.
Essere un buon ascoltatore e un partecipante attivo sono aspetti centrali della partecipazione a un incontro di lavoro. Assicurati di seguire insieme ciò che le persone stanno dicendo, fai domande quando non sei sicuro di qualcosa e fornisci risposte o informazioni sugli articoli di cui sei responsabile. Anche il tuo linguaggio del corpo è parte dell'essere un partecipante attivo; questo significa stare seduti alti invece di ciondolare sulla sedia e stabilire un contatto visivo con le persone con cui stai parlando.
A seconda del tipo di riunione che si partecipa, è possibile che si desideri inviare una nota di ringraziamento all'organizzatore della riunione o alle persone con cui si è incontrato. Questo potrebbe essere appropriato se stai incontrando un cliente o un potenziale cliente importante. Puoi ringraziarli per il loro tempo e reiterare alcune cose importanti che hai discusso durante l'incontro per mostrare il tuo entusiasmo.
Modello dei minuti di riunione d'affari
Quando hai il compito di registrare i minuti di una riunione, può sembrare un lavoro stressante. Alcuni suggerimenti possono aiutarti a prendere nota di tutti i punti importanti di una riunione senza perdere nulla. È importante capire lo scopo dei minuti. Gli appunti presi durante una riunione sono pensati per essere una registrazione scritta di ciò che è avvenuto lì. Queste note possono essere utili per i partecipanti per ricordare ciò che è stato detto o possono fornire una ripartizione dell'incontro per coloro che non sono stati in grado di partecipare. Di conseguenza, è importante eliminare tutti gli elementi chiave discussi durante la riunione, comprese le decisioni prese, le attività oi prossimi passi pianificati e le risoluzioni raggiunte.
Prima di partecipare a una riunione, scrivi un modello semplice che puoi compilare mentre prendi appunti. Prendi una copia dell'agenda per la riunione e usala come guida. In cima all'agenda, aggiungi uno spazio per annotare i nomi di tutti i partecipanti alla riunione. Se mancano le parti interessate chiave, ti consigliamo di prenderne nota anche nel caso in cui avessi bisogno di seguirle più tardi. A seconda del tipo di riunione e degli argomenti da discutere, è possibile aggiungere diversi elementi al modello dei minuti:
- Data e ora della riunione
- Data e ora della prossima riunione, se ne è programmata una.
- Nomi di partecipanti e nomi di eventuali stakeholder chiave mancanti.
- Le decisioni che sono state prese o le opzioni che sono state discusse per ciascun elemento dell'ordine del giorno.
- Prossimi passaggi per ciascun elemento dell'ordine del giorno.
- Elementi dell'ordine del giorno che non sono stati discussi durante la riunione, ma saranno riportati alla prossima riunione.
- Qualsiasi nuova attività che non è stata indicata nell'agenda originale.
- Attività o elementi di azione e le persone a cui sono stati assegnati, comprese le scadenze se specificato.
Sviluppando un modello per i verbali della riunione, sarete in una posizione migliore per registrare gli importanti takeaway e seguire gli eventuali affari necessari dopo la riunione.
