Le funzioni di contabile per un asilo nido non sono del tutto diverse da quelle di un contabile per qualsiasi altra attività basata sui servizi, ma le responsabilità sono considerevolmente maggiori. Dal momento che le biglietterie sono obbligate a dare le ricevute annuali ai genitori dei figli a fini fiscali, occorre prestare maggiore attenzione per registrare le transazioni in modo accurato.
Obblighi fiscali
A causa della natura unica del business asilo nido, in particolare con i genitori deducendo l'importo che pagano per l'assistenza all'infanzia dalle loro tasse alla fine dell'anno, il contabile deve ottenere gli importi pagati da ogni cliente corretto. Se l'asilo nido offre assistenza prima e dopo la scuola, deve essere conservato un record di tutte le somme pagate solo per quel servizio e le ricevute vengono inviate.
Obblighi del libro paga
Quando si completano i documenti del libro paga, i contabili diurni usano il software di contabilità fornito o le tabelle delle tasse trovate sul sito web dell'IRS e dello stato. Il contabile dovrà utilizzare il servizio di pagamento elettronico delle imposte federali e per ogni periodo di pagamento completare un pagamento di 941 (questo è per i contributi della società a Social Security, Medicare e Federal Withholding insieme ai contributi dei dipendenti pure.) Il contabile utilizza il sito, www.eftps.com e inserisce il numero EIN e PIN dell'azienda.
Su base trimestrale un contabile di guardia dovrà fornire un modulo 941 e spedirlo all'IRS. Il modulo Form 941 sarà un totale di tutti i 941 pagamenti effettuati ogni periodo del libro paga e dovrà essere firmato e inviato per ogni trimestre. Il contabile deve anche effettuare i pagamenti calcolati dal software di contabilità e inviare la tassa federale di disoccupazione (FUTA) ogni trimestre. Oltre a questi requisiti, ogni trimestre il contabile deve anche compilare il modulo per la tassa di disoccupazione dello stato. (SUTA).
Obblighi giorno per giorno
Un contabile in un asilo nido deve tenere traccia di tutti i crediti dei conti per garantire che tutti i clienti paghino in tempo e tutti i debiti contabili per garantire che l'edificio, le utenze e le altre fatture mensili vengano pagati in tempo. Ogni mese i conti bancari e delle carte di credito devono essere riconciliati confrontando gli estratti conto bancari e delle carte di credito con il software di contabilità e assicurandosi che gli estratti conto bancari / carte di credito concordino con il software di contabilità.
Verifiche annullate, copie delle fatture dei fornitori e ricevute delle spese sono archiviate su base settimanale per assicurarsi che tutte le copie cartacee siano disponibili per l'ispezione e le verifiche.
Requisiti legali
Il contabile completerà un'analisi delle entrate per bambino, tenendo conto dei rapporti legali dei bambini con gli insegnanti. I rapporti varieranno in ogni stato secondo la legge dello stato. Il contabile deve utilizzare queste informazioni per costruire un piano per assumere più insegnanti o eseguire un'analisi dei costi per classe.
Obblighi finanziari
I doveri aggiuntivi includono la raccolta di tutti gli assegni e pagamenti in contanti, registrandoli come crediti clienti e compilando le ricevute di deposito per il proprietario dell'asilo, che verificherà tutti i totali, da consegnare alla banca. Le ricevute per i pagamenti effettuati verranno stampate e consegnate a ciascun cliente su base mensile.
La stampa di report finanziari mensili, incluso il Conto Economico, lo Stato Patrimoniale e una Previsione del Flusso di Cassa, mantenendo generalmente i record per il fondo di cassa piccola e mantenendo le ricevute per rimborsare il fondo per tutte le spese pagate, sono in genere parte del lavoro.
