Le politiche e le procedure per uno studio medico o una clinica sono cruciali per definire gli standard sanitari e amministrativi che i medici devono soddisfare. Un manuale di politica e procedura indica a medici, infermieri e altro personale dell'ufficio come eseguire determinate mansioni in modo che possano fornire cure di qualità ai pazienti. Poiché l'industria della salute è complessa ed è gestita da numerosi regolamenti, un manuale di politica e procedura stabilisce anche quali leggi devono essere rispettate. Scrivere le politiche e le procedure mediche è una pratica costante, poiché le leggi mutevoli in ambito sanitario spesso impongono il cambiamento delle politiche del proprio studio medico.
Crea un elenco delle categorie o delle sezioni che desideri includere nella tua politica e nel manuale delle procedure. Esempi di categorie che si trovano tipicamente nei manuali di politica medica e procedure includono, ma non sono limitati a, assicurazione, archiviazione medica, invio e fatturazione di reclami, sicurezza del paziente, sicurezza dei dipendenti, credenziali e privilegi, farmacologia, diritti del cliente, riservatezza e formazione dei dipendenti.
Identificare i requisiti legali - o requisiti di licenza - che riguardano la propria linea di lavoro medico. Ad esempio, se stai scrivendo norme e procedure per un ufficio di cardiologia, la tua clinica potrebbe avere una serie specifica di regolamenti da seguire diversi da quelli a cui un ufficio patologico deve aderire. Al fine di scrivere politiche e procedure efficaci, le vostre politiche devono essere in linea con i regolamenti federali.
Crea un modello per le tue politiche e procedure. I modelli ti aiuteranno a mantenere coerenti e standardizzati ogni politica che redigi. Il modello deve includere il titolo o il numero della polizza, lo scopo della politica, l'applicabilità e le fasi delle procedure che devono essere eseguite. Si potrebbe anche includere un avviso addendum se la politica va di pari passo con un particolare modulo medico. Ad esempio, se si sta scrivendo una politica e una procedura per "l'assunzione del paziente", si allega il modulo di assunzione del paziente alla fine della politica.
Usa le tue principali categorie di politiche per elaborare politiche individuali. Se la categoria principale della propria politica è Riservatezza, è possibile che all'interno di tale sezione siano presenti due criteri distinti, ad esempio Sicurezza elettronica e Informazioni sull'integrità dei pazienti. Sotto la tua categoria di Archiviazione Medica potresti avere delle politiche per le Richieste di Archiviazione tempestiva e per le cartelle cliniche.
Inizia a scrivere le procedure per ogni politica che desideri includere nel tuo libro. Scriverli direttamente nei modelli e etichettarli per ora. Sii il più specifico possibile per ogni politica che scrivi. Tutti i passaggi dovrebbero essere chiaramente delineati e facili da capire.
Crea un sommario per la tua politica medica e il libretto delle procedure. Un sommario aiuta a mantenere le cose organizzate in modo che i lettori possano trovare con facilità la politica e la procedura che stanno cercando.
Assicurati che le tue politiche siano conformi HIPAA. L'HIPAA, la legge sulla portabilità e la responsabilità delle assicurazioni sanitarie, è un regolamento federale che rende illegale per le entità sanitarie liberare le informazioni sanitarie dei pazienti senza il consenso del paziente. La mancata osservanza degli standard HIPAA può comportare una sanzione da parte della tua organizzazione per non conformità, e può portare a una causa legale se un paziente ritiene che la sua riservatezza sia stata violata.
Invia le tue bozze di politiche e procedure all'autorità competente della tua organizzazione, come il direttore medico o il responsabile medico, per la revisione e l'approvazione finale.
Controlla le tue politiche e procedure su base annuale per assicurarti di non dover apportare alcuna modifica. Aggiungi nuove norme al tuo libro man mano che escono ed elimina quelle vecchie che non si applicano più.
