Anche in un'epoca di email e messaggi di testo, le lettere commerciali stampate hanno il loro posto. Passare dalla modalità digitale a quella cartacea può essere una sfida: un'e-mail può sembrare casuale, ma una lettera scritta richiede un certo grado di dignità e classe. Non preoccuparti di provare a sembrare originale: sei più sicuro attenendoti ai formati collaudati e alle regole dell'etichetta della comunicazione aziendale.
Attenersi al punto
Se rispondi alle critiche o richiedi il tuo CV, la tua lettera dovrebbe rimanere al punto. Non andare mai oltre una pagina e non essere mai scortese. Se qualcuno ti ha scritto una lettera di denuncia ribollente di invettive, rimani educato e calmo quando rispondi. Se la lettera originale riguarda un'opportunità di business, dì grazie. Non sottintendere mai che, dopo aver risposto, hai risolto tutto - che il lagnatore dovrebbe essere pienamente soddisfatto, che tu sappia che stai ottenendo il lavoro. Questo è il tuo corrispondente a decidere.
Formato e carattere
Il formato standard per una lettera commerciale è interlinea singola, con uno spazio tra i paragrafi e tutto giustificato al margine sinistro. Nel 21 ° secolo, è accettabile allontanarsi dallo standard del blocco, ad esempio facendo rientrare i paragrafi. Times New Roman, punto 12, è quasi sempre un font leggibile e accettabile. Se la tua azienda ha delle preferenze, ad esempio, preferisce i paragrafi rientrati, formattala in questo modo.
Cosa succede
Il layout standard inizia con il tuo indirizzo commerciale. Se stai scrivendo sulla carta intestata, puoi saltarlo. Sotto l'indirizzo arriva la data, quindi il nome del destinatario, l'attività e l'indirizzo. Salta una riga, quindi indirizza il destinatario come "Gentile Signora". o "Mr." a meno che non abbia un titolo come "Dr." Non usare i nomi di battesimo a meno che lo scrittore della lettera iniziale non lo facesse.
La fine inferiore
Racchiudi la lettera con "Cordiali saluti", seguita da seguita dalla tua firma, poi dal tuo nome digitato. Se invii qualcosa con la lettera, come un modulo, un preventivo o il tuo CV, scrivi "allegato" sotto il tuo nome, seguito da un elenco degli allegati. Se stai inviando qualcosa in una lettera separata, aggiungi una nota come "sotto copertura separata: rendiconti finanziari". Un "cc" seguito da un elenco di nomi indica al destinatario che hai inviato copie a qualcun altro.
