Esistono numerose procedure e procedure di approvvigionamento, ma ci sono alcune procedure che dovrebbero essere comuni a tutti i reparti acquisti. Questi includono la selezione del fornitore, le informazioni richieste, la presentazione delle gare d'appalto, la valutazione delle gare d'appalto, l'aggiudicazione del contratto e l'ispezione..
Selezione del fornitore
Le organizzazioni generalmente hanno un elenco preferito di fornitori approvati che viene gestito dal dipartimento acquisti. Si tratta di aziende che hanno seguito un processo di selezione e sono state trovate per soddisfare al meglio le esigenze di un'azienda.
Richiesta di informazioni
Quando è necessario acquistare articoli che gli attuali fornitori preferiti non sono in grado di reperire, una società in genere investigherà il mercato. Il requisito verrà inviato ai fornitori scelti che verranno richiesti per un'offerta. Per richieste di valore basso, viene inviata una richiesta informale di informazioni o una richiesta di preventivo a fornitori identificati. Per articoli di valore superiore, verrà seguita una procedura di gara completa. Questo può spesso richiedere fino a sei mesi dall'individuazione della necessità dell'aggiudicazione finale del contratto.
Offerte di consegna
In genere, ai fornitori viene chiesto di restituire le proprie offerte ad un ufficiale nominato entro una data e un'ora specificate. Le offerte possono includere una descrizione del servizio o delle merci che il fornitore offre, il costo proposto per eseguire il lavoro richiesto o fornire le forniture necessarie, le informazioni finanziarie dell'azienda e tutte le domande che l'organizzazione acquirente ha chiesto al potenziale fornitore.
Valutazione della gara
Una volta restituite le offerte / offerte, un'organizzazione acquirente di solito ha un tempo specifico in cui valutare i resi, prendere una decisione sul contratto e informare sia i fornitori di successo che quelli non riusciti. Prima di inviare documenti di gara, un'organizzazione di acquisto svilupperà un criterio di punteggio in base al quale i candidati saranno contrassegnati e classificati. Considerazioni come il prezzo e la qualità sono soliti criteri di punteggio.
Aggiudicazione
Una volta che le offerte sono state valutate e valutate, i fornitori riceveranno un'approvazione o un rifiuto. Anche i fornitori di successo vengono informati per iscritto. È la migliore prassi in materia di appalti per offrire ai fornitori che non hanno successo la possibilità di effettuare un debriefing. Ciò consente loro di scoprire perché la loro offerta non è stata selezionata e per comprendere meglio le offerte future.
Conclusione del contratto
Una volta che il servizio / fornitura è stato consegnato, l'organizzazione acquirente verificherà che qualità, quantità e specifiche siano state soddisfatte. A questo punto, l'organizzazione emetterà il pagamento. In molti casi, è prassi normale avere una riunione post-contrattazione tra l'organizzazione d'acquisto e l'organizzazione di fornitura. Offre a ciascuna parte la possibilità di offrire feedback e sviluppare un documento post-mortem per le future attività di contrattazione.
