Il monitoraggio e la valutazione delle procedure di appalto sono parte integrante della gestione di un'organizzazione. Il processo di approvvigionamento merita un alto livello di attenzione da parte della direzione per garantire che non sia vittima di frodi e corruzione. Le procedure di appalto devono includere controlli efficaci per ottenere responsabilità e trasparenza. Il continuo monitoraggio e valutazione del processo di approvvigionamento da parte della direzione stabilisce l'integrità e il rispetto delle leggi e degli standard etici.
Identificare i controlli interni esistenti e se i controlli funzionano come progettato. Nessuna opportunità dovrebbe esistere per nessuno dei controlli da sovrascrivere. I principali controlli interni da valutare comprendono la separazione delle funzioni, i controlli di supervisione, i controlli di ricezione, i controlli dell'autorizzazione e i controlli di registrazione.
Sviluppare una checklist di conformità per determinare se le procedure di approvvigionamento vengono seguite. La lista di controllo dovrebbe essere progettata con la collaborazione di dipendenti e dirigenti. Partecipando allo sviluppo della checklist, il dipendente viene essenzialmente istruito e ha una maggiore consapevolezza del processo. Una buona lista di controllo di conformità rafforza le procedure esistenti e traduce gli obiettivi di equità, apertura e competizione.
Eseguire una valutazione del rischio per mappare o identificare possibili preoccupazioni, punti deboli o aree ad alto rischio. Identificando indicatori o "bandiere rosse", l'organizzazione può garantire che siano in atto adeguati controlli interni per prevenire le irregolarità. Identificando i rischi, i conflitti di interesse e l'incidenza di frodi e corruzione possono essere ridotti.
Traccia gli acquisti specifici attraverso l'intero processo di approvvigionamento. Valutare se l'appalto prevedeva una concorrenza aperta e se fosse trasparente e privo di discriminazioni a determinati fornitori. Determinare se il metodo di acquisizione utilizzato era appropriato per il bene o il servizio che si sta acquisendo e assicurarsi che sia stato adeguatamente documentato.
