Sapere quando scrivere una lettera commerciale formale contro una e-mail aziendale può venire facilmente a persone che sono a proprio agio a trasmettere messaggi in vari formati; tuttavia, ci sono diversi fattori da considerare quando si sceglie il mezzo. Fattori quali la convenienza, la formalità, la riservatezza e persino il grado o lo status del destinatario dovrebbero essere considerati quando prendi una decisione di scrivere.
Differenza primaria
La prima cosa che distingue una lettera commerciale da una e-mail aziendale è che una lettera è generalmente considerata come una copia cartacea, e l'e-mail aziendale è una copia morbida - un messaggio elettronico. Dopo aver composto una lettera commerciale, la stampi, la sigilli in una busta, affiggi la spedizione e usi un servizio come il servizio postale degli Stati Uniti o una società di consegna durante la notte per inviare la lettera al destinatario. Una e-mail aziendale, d'altra parte, è anche composta di solito utilizzando un computer o mezzi elettronici, ma è inviata elettronicamente al destinatario nel giro di pochi secondi.
Tempi di consegna
Il più presto una lettera commerciale arriverà generalmente il giorno dopo l'invio tramite posta ordinaria o un servizio di consegna come FedEx. Se hai bisogno della lettera per arrivare prima, puoi noleggiare un corriere per la consegna nello stesso giorno. Avrai un costo con entrambe le opzioni - un francobollo o una tassa di consegna. Se vuoi che arrivi immediatamente un messaggio urgente, l'opzione migliore è inviare un'e-mail aziendale. Un firewall è solo un piccolo ostacolo che potrebbe ritardare la consegna, ma anche in questo caso il ritardo è praticamente irrilevante.
Il contenuto della comunicazione aziendale
Se stai scrivendo una comunicazione formale, è probabile che tu voglia trasmettere il tuo messaggio in una lettera commerciale. Ad esempio, se stai scrivendo su un problema contrattuale, è consigliabile avere una copia cartacea della corrispondenza. Lo svantaggio di questo è che i pezzi di carta possono andare persi e un'e-mail aziendale può rimanere per sempre in una cartella elettronica. Una e-mail aziendale può trasmettere lo stesso messaggio, ma se è una questione seria, l'e-mail aziendale è spesso considerata meno formale di una lettera commerciale. Se la tua comunicazione richiede una firma di inchiostro, ovviamente non puoi firmare una e-mail aziendale in inchiostro. Puoi comunque apporre una firma elettronica o digitale a un messaggio e-mail.
Formato di lettera e posta elettronica
Secondo il Northern Michigan University Writing Center, il formato comunemente utilizzato per le lettere commerciali è lo stile di blocco. Ogni sezione della lettera è a filo con il margine sinistro nello stile di blocco tradizionale. Un blocco modificato posiziona il saluto di chiusura e la firma nella sezione centrale inferiore della lettera; formato semi-blocco significa che i paragrafi sono rientrati. Se stai scrivendo una email aziendale, è facile replicare il tradizionale formato di blocco digitando il saluto, il corpo e la formula di chiusura a filo con il margine sinistro, perché se si esegue il tab per i rientri di paragrafo e si chiudono i saluti, il formato potrebbe apparire strano, a seconda sulla dimensione del monitor o dello schermo da cui il destinatario legge la comunicazione.
Mantenimento della riservatezza
È possibile utilizzare una filigrana su una lettera cartacea per indicare "Riservato", oppure è possibile contrassegnare l'e-mail aziendale confidenziale facendo clic su una delle opzioni fornite dal programma di posta elettronica. Né una lettera commerciale né un'e-mail aziendale possono garantire un'assoluta riservatezza poiché il destinatario può fotocopiare la lettera o semplicemente inoltrare l'e-mail a qualcuno che non era al corrente della comunicazione iniziale. In entrambi i casi, è necessario affidarsi all'integrità del destinatario per mantenere la riservatezza della corrispondenza.
Lo stato può fare la differenza
È probabile che un supervisore che scrive su un rapporto diretto utilizzi l'e-mail per comunicare un messaggio informale, ad esempio la notifica che sarà fuori sede. Non ha bisogno di fornire al suo personale una lettera formale per tale corrispondenza di routine. D'altra parte, se sta comunicando una direttiva sulla politica o emette un encomio o un'azione disciplinare, una copia cartacea potrebbe essere il formato preferito, e questo è il caso in cui la società conservi i documenti cartacei. Nel caso di uffici senza carta, l'e-mail aziendale è la forma di comunicazione richiesta, indipendentemente dall'argomento. In un altro caso, se un rapporto diretto sta scrivendo al suo supervisore per presentare le sue dimissioni, una lettera commerciale consegnata a mano apre la porta per una breve conversazione (se lo si desidera) sui motivi per cui si sta dimettendo perché la lettera non può contenere tali dettagli.
