Nonostante la sofisticazione dei computer e del software di contabilità di oggi, il processo di gestione stipendi di base rimane quasi lo stesso di decenni fa. Pochissime aziende registrano ed elaborano i libri paga a mano, ma è essenziale per qualsiasi manager aziendale capire come funziona il processo di gestione stipendi per controllare adeguatamente i costi di manodopera e risolvere problemi potenzialmente costosi. Questo è vero anche se esternalizzi le tue operazioni sui salari, un'alternativa popolare. Il processo di gestione stipendi inizia con la registrazione del tempo impiegato dai dipendenti nel lavoro. Questo può essere semplice come un foglio di tempo scritto a mano o comportare l'uso di orologi elettronici computerizzati che trasmettono i dati direttamente a un computer che elaborerà il libro paga. Prima che possa essere avviata un'ulteriore elaborazione delle buste paga, i nuovi dipendenti o coloro il cui status è cambiato devono compilare un modulo W-4 per l'esclusione delle esenzioni.
Calcolo del libro paga
Il datore di lavoro raccoglie tutti i registri dei dipendenti alla fine del periodo di paga, che può essere settimanale, bisettimanale o in un altro periodo). Il primo passo nel calcolo del libro paga è quello di trovare le retribuzioni lorde di un dipendente, che può essere semplice come sommare le ore lavorate e moltiplicare per la retribuzione della persona. Potrebbero essere necessari adeguamenti per includere straordinari, commissioni, consigli e altri compensi. Il risarcimento per le spese legate al business, come i rimborsi per il chilometraggio, sono spesso inclusi nella busta paga del dipendente dopo aver calcolato la retribuzione, poiché tali rimborsi non sono soggetti a tasse. Il prossimo passo è quello di calcolare l'indennità di ritenuta di un dipendente. Per fare questo, è necessario il W-4 del dipendente e la Pubblicazione circolare 15 IRS E. Le retribuzioni soggette all'imposta sul reddito federale è la retribuzione lorda meno l'importo totale delle esenzioni alla fonte.
Le tasse
La parte più complicata del processo di gestione stipendi è il calcolo delle imposte. Ai fini del libro paga, le imposte si dividono in due gruppi: quelli che il dipendente paga e che vengono detratti dalla retribuzione lorda e quelli che i datori di lavoro pagano. I dipendenti pagano tre tasse federali: imposta sul reddito, previdenza sociale e assistenza sanitaria statale. Le istruzioni complete per il calcolo di queste tasse si trovano nella pubblicazione IRS 15. Nella maggior parte degli stati, esiste anche una tassa sul reddito statale. Le istruzioni per le tasse statali sono disponibili presso il Dipartimento delle entrate o delle imposte dello stato. Le imposte pagate dai datori di lavoro sono il contributo del datore di lavoro alla previdenza sociale e all'assistenza sanitaria statale, alla tassa federale sulla disoccupazione e alla tassa di disoccupazione statale - FUTA e SUTA. Utilizzare la pubblicazione IRS 15 per calcolarli. Le tasse FUTA e SUTA devono essere calcolate insieme perché c'è un credito su FUTA per SUTA pagato.
sborso
Lo stato finale del processo di gestione stipendi è di pagare effettivamente il dipendente e trasferire le imposte. Fare controlli sui salari è abbastanza semplice. Il controllo in sé è molto simile a qualsiasi altro assegno. Tuttavia, le buste paga vengono fornite con una busta paga, che è un elenco scritto degli stipendi, delle imposte e di qualsiasi altra detrazione o aggiustamento. Lo stub delle buste paga, compilato con ogni articolo e i totali da inizio anno, viene consegnato al dipendente per i suoi registri. È sempre consigliabile rivedere gli assegni prima di distribuirli, poiché gli errori possono essere costosi. Ad esempio, non si vuole scoprire che una mancata combinazione di tasti ha causato l'emissione di una busta paga di $ 3.000 quando l'importo corretto è $ 300. Invia le imposte trattenute all'IRS o al servizio delle entrate statali secondo le istruzioni.
