Un sistema di gestione stipendi è la via attraverso la quale elaborare il tuo libro paga. Non è possibile elaborare il proprio libro paga senza un sistema di buste paga. I tre tipi di sistema di gestione stipendi sono manuali, internamente informatizzati e esterni (esternalizzati). Il sistema manuale richiede di elaborare il tuo libro paga a mano; il software di gestione stipendi utilizza computerizzato in-house per elaborare il libro paga; il sistema esterno significa esternalizzare il tuo libro paga a un fornitore di servizi di gestione stipendi. Un diagramma di flusso del sistema dei libri paga mostra la sequenza in cui elabori il tuo libro paga. Semplifica l'elaborazione delle buste paga e ti aiuta a rimanere in pista.
Progetta il diagramma di flusso con un programma suite per ufficio: questo è il percorso migliore per un look professionale. Tuttavia, puoi disegnare il grafico a mano. Crea caselle e frecce, che mostra il flusso del processo di gestione stipendi, ad esempio dove inizia e finisce.
Creare un diagramma di flusso per un sistema di gestione stipendi manuale. Il diagramma di flusso dovrebbe mostrare tutti i compiti manuali coinvolti nell'elaborazione del libro paga attraverso questo sistema.
Esempio: raccogli le carte del tempo, controlla le carte del tempo per la conformità, contatta i supervisori per quanto riguarda le carte del tempo mancanti o discutibili e calcola manualmente le carte del tempo. Creare una sequenza che coinvolga le funzioni di elaborazione del libro paga, come il calcolo manuale degli stipendi; detrazioni statutarie come imposte sui salari e decorazioni salariali; stipendi; detrazioni volontarie, come pensioni e indennità; e creazione di buste paga. Crea un'altra sequenza che mostri compiti di post-elaborazione, come creare e archiviare manualmente il registro delle buste paga, creare e pubblicare voci di diario, depositare la retribuzione dei dipendenti in banca e distribuire i salari.
Crea un diagramma di flusso per il sistema informatico in-house. Questo sistema elimina l'elaborazione manuale. Rendi il diagramma di flusso specifico per i requisiti del tuo software del libro paga.
Esempio: caricamento dei dati di cronometraggio nel software di gestione stipendi, revisione dei dati di cronometraggio e analisi delle scansioni mancanti, elaborazione del libro paga tramite il software di gestione stipendi, stampa del rapporto di preelaborazione, doppio controllo del libro paga tramite il rapporto di preelaborazione, apportare le modifiche necessarie, creare e inviare il file di deposito diretto alla banca, depositare fondi dei dipendenti e pagamenti delle imposte sui salari in banca, e chiudere il libro paga. In particolare, quando si chiude il libro paga, si salva l'intero dati del libro paga per il periodo di pagamento nel sistema.
Creare un diagramma di flusso per il sistema esterno. Quando esternalizzi il tuo libro paga, il fornitore del servizio di gestione stipendi richiede che tu invii loro i dati del libro paga ogni periodo di paga. Il provider di solito consente di inviare i dati via fax, e-mail o online. Il diagramma di flusso dovrebbe includere dettagli del metodo richiesto.
Esempio di metodo online: rivedere i dati di cronometraggio, contattare il supervisore per chiarimenti cronometrici, inserire i dati sui tempi di paga del personale e il cronometraggio nel sistema del fornitore, verificare i dati immessi tramite il sistema online del fornitore, controllare e archiviare i dati del libro paga ricevuti dal fornitore e distribuire stipendi.
Suggerimenti
-
Progettare il diagramma di flusso in modo che si riferisca a ogni elaborazione della busta paga. Aggiorna il diagramma di flusso quando si verifica una modifica nel sistema di gestione stipendi.
Il diagramma di flusso dovrebbe includere gli obblighi fiscali federali e statali sui salari, come i pagamenti delle imposte sul reddito e le relazioni, compresa l'elaborazione W-2.
