Un sistema di gestione stipendi è il mezzo attraverso il quale elaborate il vostro libro paga in modo da soddisfare i requisiti federali e statali necessari. Nello specifico, il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti richiede di risarcire i dipendenti correttamente e in tempo; l'Internal Revenue Service richiede la ritenuta fiscale sui salari federali; il dipartimento del lavoro statale richiede di applicare le leggi statali sul lavoro, e l'agenzia di tassazione statale richiede trattenute fiscali sui salari statali. Quando si progetta un sistema di gestione stipendi, scegliere quello più adatto alle proprie esigenze.
Valutare i requisiti del libro paga per determinare il sistema appropriato. Il sistema manuale richiede l'elaborazione delle buste paga a mano. Ha un aumentato rischio di errore, quindi usalo solo se hai pochi dipendenti. Il sistema informatico interno richiede l'elaborazione tramite software di gestione stipendi. Usalo per semplificare l'elaborazione delle buste paga. Il sistema esterno richiede l'esternalizzazione delle funzioni del libro paga a un fornitore di servizi di gestione stipendi. Usalo se vuoi eliminare o ridurre in modo significativo le tue attività di elaborazione delle buste paga.
Crea il sistema manuale, se è quello che scegli. Acquista fogli orari standard presso un negozio di forniture per ufficio o creali con un foglio di calcolo o un programma di suite per ufficio. Acquista assegni in bianco sulle retribuzioni da un negozio di forniture per ufficio, o usa i tuoi assegni bancari. Usa una macchina da scrivere per stampare buste paga o scrivile a mano.
Questo sistema richiede di calcolare manualmente salari e detrazioni. Stare al passo con le leggi sulla ritenuta alla fonte, sul deposito fiscale e sul deposito fiscale tramite la circolare IRS E. Contatta la tua agenzia di entrate statale per le linee guida sulle imposte sui salari statali. Controlla tre volte il libro paga prima di emettere buste paga. File di copie cartacee dei rapporti sulle buste paga in un'area riservata.
Crea il sistema informatico in-house, se questo è quello che scegli. Acquista il software di gestione stipendi più adatto alle tue esigenze. Le piccole aziende, ad esempio, possono utilizzare QuickBooks, le aziende di medie dimensioni possono utilizzare Ultimate Software e aziende di grandi dimensioni possono utilizzare Mangrove. Puoi far sì che i tuoi dipendenti orari puntino su un normale orologio, ma un sistema di orologio a tempo computerizzato, come Kronos, è più efficiente perché ti consente di importare il tempo in un software di gestione stipendi. Il software calcola gli stipendi e le detrazioni, consente il deposito diretto, stampa buste paga e buste paga, ha le tabelle di ritenuta d'acconto federali e statali incorporate nel sistema e salva e stampa i rapporti sulle buste paga.
Crea il sistema esterno se scegli quella rotta. La maggior parte dei fornitori di servizi di gestione stipendi richiede di caricare le ore di lavoro su Internet o di inviarle via fax o e-mail. Il fornitore elabora il tuo libro paga e ti manda gli stipendi e le paghe per ogni giorno di paga. Alcune aziende ti consentono l'accesso online al loro sistema, che ti consente di stampare report e buste paga sulla tua stampante laser.
Al momento di istituire questo sistema, il fornitore dovrebbe firmare un contratto reciprocamente concordato che specifichi dettagliatamente i suoi servizi e fornisca un elenco dei suoi prezzi. Ai fini del deposito diretto, fornire al fornitore il proprio conto bancario e il numero del routing. Se il fornitore gestirà i tuoi affari fiscali e previdenziali, dovrebbe firmare un documento di procura che gli dia il permesso.
Suggerimenti
-
Puoi incorrere in tasse IRS per errori fiscali fatti da terzi. Di conseguenza, controlla sempre il lavoro del fornitore del servizio di gestione stipendi. Crea un diagramma di flusso per il tuo sistema di gestione stipendi. Il grafico mostra le attività coinvolte nell'elaborazione del tuo libro paga dall'inizio alla fine in base al sistema scelto.
