La piena conformità con i propri statuti societari significa che è necessario condurre riunioni del consiglio di amministrazione come previsto da tali leggi. I membri hanno il controllo sulle azioni che il consiglio prende in questi incontri, ma hanno molto meno da dire su come procedono le riunioni. I verbali degli incontri, interpretati dai tribunali come documenti legali, sono così significativi che, come afferma il consulente aziendale Carter McNamara, "… se non è nei minuti, non è successo".
Scopri cosa succede a un tipico consiglio di amministrazione riunendo un esempio di agenda alla Guida. Personalizza questa agenda per adattarla alla cultura e allo scopo della tua azienda. (Http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Chiama qualcuno, di solito il segretario del consiglio, per prendere minuti della riunione. I verbali devono contenere le informazioni raccomandate da McNamara: nome della società, data e ora della riunione, chi ha convocato l'assemblea per ordinare, i partecipanti, le mozioni, i conflitti di interesse che impediscono a un partecipante di votare, astensioni dal voto e le ragioni fornite, quando il incontro concluso e chi ha preparato i minuti.
Decidi se è presente un quorum, la quantità minima di membri necessaria per agire. Come suggerisce il comitato degli avvocati di Chicago per i diritti civili secondo il manuale di legge, controlla i regolamenti per scoprire quanti membri sono necessari per il quorum. Nella maggior parte delle aziende, la maggioranza semplice lo farà. Ad esempio, un board con dieci membri avrebbe un quorum se ne fossero presenti sei.
Chiedere al presidente del consiglio di amministrazione di convocare la riunione per ordinare, come nel verbale di esempio della Guida. Il segretario dovrebbe prendere parte chiamando i nomi dei membri del consiglio che rispondono ad alta voce se sono presenti.
Chiedere ai membri del consiglio di amministrazione di rivedere i minuti della riunione precedente e se vengono suggerite modifiche. Quindi chiedi agli altri membri se sono d'accordo con le modifiche. Nota accordo e disaccordo. Quindi votare se le modifiche dovrebbero essere fatte. Se la maggioranza vota sì, annuncia che le modifiche verranno apportate e distribuite a tutti i membri per l'approvazione alla riunione successiva.
Chiedere ai presidenti di commissione di riferire sugli eventi dall'ultimo incontro. Si noti come i minuti di esempio a cui McNamara fa riferimento mostra i membri che descrivono le riunioni o gli eventi a cui hanno partecipato.
Vota le mozioni fatte dai membri del consiglio di amministrazione per svolgere un compito. Esempi di mozioni sono assumere un consulente per scrivere borse di studio, approvare liste di controllo e rendiconti finanziari e persino inviare regali a dipendenti che sono malati.
Chiedere ai membri del consiglio di amministrazione di segnalare "nuovi affari" o eventi imminenti. Stanno partecipando a conferenze che altri partecipanti dovrebbero conoscere? Oppure, stanno sollecitando consigli su un particolare problema?
Aggiorna la riunione e annuncia l'ora in cui è stata aggiornata. Dare la data, l'ora e il luogo della prossima riunione. Specificare se il consiglio continuerà a riunirsi in sessione "esecutiva" in cui i membri non membri del consiglio di amministrazione non sono autorizzati.
