I proprietari delle aziende possono evitare potenziali problemi anticipandoli in anticipo e sviluppando piani di scenari "Se sì, allora cosa?". Non è negativo pensare di pianificare un calo delle vendite, la perdita di un fornitore chiave o un aumento del costo dei materiali. Utilizzando un modello semplice, puoi scrivere piani di scenari che ti aiutano a gestire efficacemente potenziali problemi e opportunità.
Identificare e ricerca
Il primo passo per scrivere qualsiasi piano di scenario è sviluppare lo scenario in dettaglio e condurre ricerche per supportare i possibili impatti dell'evento. Gli scenari possono includere un calo dei prezzi, un nuovo concorrente, un inasprimento del mercato del lavoro, violazioni della sicurezza, perdita di un cliente chiave o un disastro come un incendio o un uragano. Condurre ricerche su come lo scenario potrebbe svilupparsi, alla ricerca di specifici segnali di avvertimento. Scrivi un elenco degli effetti domino che lo scenario potrebbe avere su ciascuno dei tuoi reparti. Ad esempio, un calo delle vendite potrebbe portare a un cambiamento nella produzione, nel servizio del debito o nei piani di lavoro. Sviluppa un elenco delle risposte che potresti intraprendere per affrontare lo scenario e i suoi effetti. Non ti impegni a includere ciascuna delle risposte nel tuo piano, ma aiuta a scambiare idee. Quando inizi a scrivere il tuo documento, sarai in grado di determinare se ognuno è utile o meno.
Delineare il documento
Qualsiasi buon documento commerciale inizia con una struttura dettagliata. Questo ti aiuterà a scrivere il piano di scenario in modo coerente. Lo schema dovrebbe includere un sommario esecutivo, una descrizione dello scenario potenziale, gli impatti dello scenario, le soluzioni per i problemi, le azioni per affrontare le opportunità, i consigli, un sommario e un'appendice. Potresti avere più sottosezioni in alcune sezioni macro del tuo documento. Ad esempio, nella sezione relativa ai potenziali impatti di uno scenario che si verifica, è possibile elencare gli effetti sulla contabilità, sulle risorse umane, sull'IT, sulla produzione e sui ricavi.
Scrivi le tue sezioni in ordine
Inizia a scrivere il tuo documento nell'ordine in cui il lettore lo leggerà. Questo ti aiuterà a garantire un flusso logico da una sezione all'altra. Ti aiuterà anche a evitare di fare un riferimento generale a qualcosa in una sezione successiva che non hai spiegato in una precedente sezione. Inizia con il tuo sommario esecutivo, che è una panoramica del tuo documento. Questo sommario non dovrebbe contenere materiale di supporto, ma dovrebbe essere più di una sezione "cosa" senza il "perché". Fornirai il supporto nelle sezioni successive. Includere lo scenario, il problema o l'opportunità che presenta e la soluzione consigliata. Segui le tessere del domino che cadono quando si verifica uno scenario mentre scrivi le sezioni del tuo rapporto, dì al lettore come ti rivolgeresti a loro, e poi fai i tuoi consigli.
Riepiloga e ricapita
Segui i tuoi consigli con il tuo sommario. Dopo aver scritto le sezioni, riepiloga i risultati senza dettagli. Il tuo articolo può seguire questo modello classico di scrittura: "Di 'loro quello che stai per dire loro; Diglielo; Dì loro quello che hai detto loro. ". Questo ti aiuterà a ottenere il tuo punto principale all'inizio, a sostenere le tue contese, quindi a riaffermare il tuo punto principale alla fine. Il riepilogo del tuo end-of-document dovrebbe essere simile al tuo sommario esecutivo, ma in questa sezione sarai in grado di fare riferimento ad alcuni punti chiave del tuo documento. Seguilo con qualsiasi grafico, grafico, budget o altri oggetti esposti nell'appendice.
