Generare e inviare fatture può essere un processo che richiede molto tempo. Tuttavia, non è un processo che dovrebbe essere saltato o ignorato. Una fattura adeguatamente progettata aiuta un'azienda a farsi pagare e fornisce protezione legale per entrambe le parti. Se vieni sottoposto a revisione da parte dell'Internal Revenue Service, il tuo sistema di fatturazione può confermare il tuo reddito segnalato.
Nozioni di base sulla fattura
Quando un venditore vuole essere pagato per beni o servizi, invia una fattura. Una fattura è un documento che descrive in dettaglio i componenti finanziari di una transazione commerciale. Una fattura include il nome e le informazioni di contatto dell'acquirente e del venditore, una descrizione dei servizi o dei beni resi, il costo per articolo e l'importo totale dovuto. Le fatture in genere includono anche una data di scadenza del pagamento, un numero di fattura e un metodo di pagamento preferito.
Essere pagato
Le fatture aiutano un'azienda a essere pagata per intero e vengono pagate in tempo. Può essere difficile essere pagato senza una fattura adeguata. Le aziende in genere richiedono la ricezione di una fattura dettagliata prima di sborsare i pagamenti. I termini di pagamento possono aiutare un'azienda a riscuotere rapidamente i crediti. Ad esempio, una società può affermare che il pagamento è dovuto al ricevimento, entro 30 giorni dalla ricezione o 60 giorni dalla ricezione. Includere una polizza tardiva su una fattura - ad esempio, che i pagamenti in ritardo sono soggetti a una tassa di $ 20 - può anche aiutare a garantire un pagamento tempestivo.
Stabilire i diritti legali
Le fatture forniscono la prova che i prodotti e i servizi sono forniti e stabiliscono il diritto al pagamento di una società. Nel caso in cui un cliente non paghi, un'azienda può utilizzare contratti e fatture per dimostrare legalmente al tribunale che è dovuto il pagamento. Allo stesso modo, la società può conservare copie di fatture e importi pagati a fornitori e fornitori per stabilire che ha completato l'obbligo contrattuale di pagamento.
Prova di verifica
Anche se fai tutto bene, c'è sempre una possibilità che la tua azienda possa essere controllata dall'IRS. Durante una verifica, l'IRS vuole assicurarsi di aver riportato correttamente tutte le entrate ricevute durante l'anno. Se disponi di un sistema organizzato di fatture numerate in sequenza, l'IRS ha più fiducia nel fatto che tu abbia segnalato il reddito in modo completo e corretto. Se le fatture sono irregolari o inesistenti, l'onere della prova è su di te per dimostrare che non stai nascondendo alcun reddito.
