Lo sviluppo di un sistema completo di gestione dei file per il tuo ristorante ti aiuta a gestire i dipendenti e gli affari. I sistemi di archiviazione doppia sono efficaci, in particolare se i file sono archiviati online. I file possono essere archiviati in una posizione facile da trovare, come un archivio di documenti dell'ufficio, e personale e file finanziari sensibili possono essere salvaguardati. Un sistema di archiviazione cartacea fisica dovrebbe essere selezionato in base al volume di informazioni archiviate, mentre un sistema di archiviazione online ha più opzioni.
Seleziona un sistema di archiviazione
I file archiviati online possono essere suddivisi in categorie riservate e aperte. Proteggere con password informazioni sensibili come dati finanziari o file dei dipendenti. I file che devono essere consultati regolarmente dai dipendenti possono essere archiviati in una cartella condivisa sotto intestazioni specifiche come fornitori, fornitori e manutenzione. I file memorizzati in un cabinet possono essere alfabetizzati per argomento o per file di grandi volumi, in base a una suddivisione per categoria. Ad esempio, un file venditore può contenere singoli file alfabetici che identificano i nomi dei fornitori o le loro società.
Financials
Lo sviluppo di un sistema di archiviazione che consente un facile accesso ai rapporti finanziari è essenziale per le operazioni quotidiane, nonché i rapporti contabili mensili, trimestrali e annuali e la preparazione annuale e fiscale. Le informazioni finanziarie dovrebbero essere archiviate in un luogo sicuro come una lock-box o in un file di computer protetto da password. I documenti comprendono conti correnti attivi e passivi, buste paga, prestiti e linee di credito, audit interni ed esterni, registri fiscali e ricevute giornaliere. Categorizza i file in timeline in modo che quelli a cui fai regolarmente riferimento, come i record delle vendite giornalieri, siano facilmente raggiungibili e quelli che controlli periodicamente, come i rapporti trimestrali, si trovano nella parte posteriore del cabinet.
occupazione
Organizzare domande di lavoro in bianco e completate, materiali di orientamento e formazione, programmi di lavoro e resoconti scritti di relazioni dei dipendenti, reclami o rimproveri. Quest'ultimo è utile se un dipendente presenta un reclamo in merito alla risoluzione, discriminazione o molestie. Se i file di un dipendente contengono record sanitari e numeri di previdenza sociale, categorizzare i file in ordine numerico e memorizzare il codice numerico in una posizione diversa.
I venditori
Dividere i file del fornitore in categorie di prodotti alimentari, bevande, birra, liquori e ristoranti. Includi singoli file per i fornitori attuali e i potenziali fornitori. I file devono includere copie di contratti, moduli d'ordine, ricevute, strutture tariffarie, programmi di consegna, nomi di contatti e numeri di telefono. È possibile archiviare i file del fornitore vicino a una porta di consegna o nell'ufficio del gestore per una facile consultazione.
Assicurazione
I file di assicurazione dovrebbero includere copie delle polizze e il nome e le informazioni di contatto dell'agente assicurativo che rappresenta ciascuna polizza. Includere un grafico di rinnovo per indicare quando è necessario rivedere le politiche. Conservare una copia dei file di assicurazione al di fuori del sito in caso di emergenza.
Costruzione e manutenzione
Se la struttura del ristorante è di proprietà o in affitto, conservare un file per i record di manutenzione e riparazione. Includere un elenco di fornitori di servizi di pulizia, rimozione dei rifiuti, riciclaggio, manutenzione generale, idraulici e di riparazione elettrica. Conservare le informazioni per la manutenzione di videogiochi, juke box o distributori automatici. Proprio come i file dei fornitori, i numeri di contatto di manutenzione e di emergenza devono essere collocati in un luogo dove qualsiasi dipendente possa accedervi rapidamente, come una postazione hostess, un cassiere, dietro il bancone o in cucina.
Salute e sicurezza
Mantenere un file dedicato alla documentazione sulla salute e sicurezza. Ciò include una copia dei rapporti e citazioni del dipartimento sanitario del ristorante, regole scritte sulle misure di salute dei dipendenti come il lavaggio delle mani, l'uso di guanti e retine per capelli e istruzioni dettagliate sulla sanificazione delle attrezzature. Includere anche la documentazione delle procedure relative alla manipolazione, preparazione e conservazione degli alimenti. Fai copie delle norme e dei regolamenti pertinenti e pubblicali in luoghi appropriati dove i dipendenti sono sicuri di vederli.
Infortunio e incidente
Creare un file per includere resoconti di infortuni relativi a dipendenti e clienti. Documentare i testimoni di ogni evento e fornire il maggior numero possibile di dettagli di supporto, inclusa la causa della lesione, l'azione intrapresa dopo l'infortunio e l'esito. Includere copie di rapporti di polizia se le autorità sono chiamate al ristorante per qualsiasi motivo.
