Certo sappiamo tutti i nostri abc e pensiamo di poter archiviare ok, perché secondo l'alfabeto, Adam viene prima di Ant. Ma dove va la compagnia AWC? Dopo Ant? Nel complesso degli uffici in cui lavoro, i documenti e i file sono spesso archiviati in modo non corretto, rendendo difficile trovare i documenti necessari. Con poche semplici regole, sarai in grado di archiviare qualsiasi cosa nel posto giusto.
Stesso cognome, nome diverso. Semplice, quando l'elemento che si sta archiviando ha lo stesso cognome ma un nome diverso, l'ordine di archiviazione è determinato dal nome. Quindi Adams, John verrà prima di Adams, Sam nel tuo archivio.
Stesso cognome, stesso nome. Un po 'più difficile ma ci sono altre cose da considerare. Se c'è una iniziale quindi l'ordine è determinato dall'iniziale in modo tale che Adams, John B. è posto prima di Adams, John D. Se non è iniziale, quindi utilizzare lo stato in cui si trova la persona o la società, e se è lo stesso, quindi utilizzare la città, seguito dal nome della via e infine i numeri civici. Lavorare dall'area più ampia all'area più specifica quando si determina l'ordine di archiviazione.
Iniziali. Le iniziali come quelle utilizzate in un nome di società sono considerate come se ogni lettera fosse una parola separata. Quindi, se stai mettendo un file per AWC Company, verrebbe prima di Adam Company perché ogni lettera nella prima azienda è considerata come una parola separata. "A" è di per sé archiviato in ordine alfabetico prima di una parola più lunga.
Confondere i nomi delle società. Come documenti la Paul Smith Company? Sotto Paul o Smith? Quando si tratta di società o nomi commerciali, file con il nome. Quindi Paul Smith è archiviato sotto P per Paul e non S per Smith.
Numeri e abbreviazioni. Questi sono archiviati come se fossero enunciati. 3 Sisters Restaurant è archiviato sotto T per tre. La chiesa di San Giuseppe è archiviata come se fosse stato scritto Saint. Quindi il file per la chiesa di San Giuseppe dovrebbe essere posto prima di Sam's Diner perché Sai viene prima di Sam.
Suggerimenti
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Queste sono pratiche di archiviazione standard. Tuttavia, un computer non file in questo modo. Un computer legge ogni nome letteralmente in modo che Adam Company nel passaggio 3 sia prima di AWC Company se non ci sono spazi tra le lettere. Il computer metterà anche i numeri prima delle lettere e non considera che St. in St. Joseph è in realtà la parola Saint. Se si sta compilando un elenco di computer e si desidera che sia coerente con il proprio sistema di archiviazione, è necessario inserire gli elementi di conseguenza affinché l'ordinamento del computer sia lo stesso. Quindi è necessario inserire spazi tra le lettere in A W C Company, comporre il numero 3 e così via.
