Le aziende che mantengono la piccola liquidità per pagare piccole necessità on-demand dovrebbero implementare adeguate procedure di verifica dell'audit in contanti per garantire che i dipendenti utilizzino la piccola cassa per ragioni appropriate e rappresentino adeguatamente il denaro contante utilizzato. Ogni volta che è possibile, una persona che non ha accesso al denaro contante dovrebbe essere la persona responsabile dell'auditing della piccola cassa.
Tempistica degli audit
Gli audit di cassa meschini dovrebbero essere condotti a caso e senza preavviso agli altri dipendenti. Senza controlli casuali, i dipendenti che "prendono in prestito" da piccoli soldi per motivi personali hanno il tempo di rimettere i soldi sul posto prima di controllare i fondi.
Totale dei contenuti
Bilanciare i piccoli soldi nella scatola o nel cassetto è il primo passo nell'auditing. Il totale di tutte le piccole somme più le entrate per gli oggetti in contanti è stato usato per pagare dovrebbe essere uguale all'importo totale del denaro contante detenuto per l'uso. Ad esempio, se si mantengono $ 500 in piccole somme e si hanno $ 150 di ricevute per piccole spese di cassa, si dovrebbero avere $ 350 in contanti rimanenti nel cassetto. Il denaro non comprovato o le ricevute dovrebbero essere annotate in un rapporto di verifica e tutti i dipendenti che hanno accesso al denaro contante dovrebbero essere interrogati sulla differenza.
Rivedere le ricevute
Ogni ricevuta dovrebbe spiegare chiaramente gli articoli acquistati. Se gli articoli acquistati non sono chiari dalla ricevuta stessa, gli articoli devono essere annotati per iscritto sulla ricevuta insieme a qualsiasi spiegazione necessaria per la spesa. Ogni articolo acquistato dovrebbe rappresentare un uso appropriato dei fondi piccoli fondi e essere approvato da un manager o supervisore, come stabilito nelle politiche aziendali. Nel tuo rapporto dovrebbe essere annotato qualsiasi uso inappropriato di contante, come ad esempio oggetti personali. Qualsiasi utilizzo di piccola cassa per coprire le normali spese operative dovrebbe essere annotato nella relazione e spiegato dai dipendenti in modo che sia possibile determinare se apportare modifiche alle procedure operative per coprire tali costi in un altro modo.
Rivedere la contabilità generale
Ogni piccola spesa in contanti dovrebbe essere adeguatamente riflessa sul libro mastro generale contabile. Controllare le ricevute per la spiegazione della spesa e verificare che la spesa sia stata registrata nell'adeguato conto spese di contabilità generale.
Verifica gli articoli acquistati
Quando possibile, dovresti chiedere di vedere gli oggetti acquistati con denaro contante, specialmente nel caso di beni non consumabili. Se i dipendenti utilizzavano piccole somme per acquistare piccole attrezzature o altre necessità non consumabili, i dipendenti dovrebbero essere in grado di mostrarti la posizione degli articoli.
